The post has been translated automatically. Original language: Russian
Every business is constantly looking for ways to accelerate growth and improve efficiency, and automation is one of the key solutions. But how do you know if it's time to automate your business? We will look at the signs indicating the need for automation and show how to correctly assess the potential benefits of implementing such solutions. This article will help you make an informed decision based on specific criteria and examples.
Hi, we're from Sailet. We specialize in medium and complex development, have been working since 2017, have completed more than 50 interesting projects and talk about automation. And I'm Maxim Belyakov, the director of all this splendor. Having earned a little "credit of trust", I'll get to the point.To decide whether to introduce automation, let's find out a few key things:
• What is automation?
• Which tasks should be automated?
• How much resources and time are spent on tasks?
• How often do errors occur when completing tasks?
Automation is a substitute for manual labor. If a little more complicated, it is the integration of technological solutions to simplify and speed up work processes. IT is IMPORTANT that this is not a “pill for all diseases”. AND it is IMPORTANT that these are not a dozen beautiful graphs that suddenly began to show numbers.
For example, if you used to count on accounts, and now you have switched to a calculator or worse, Excel, then you have automated the simplest mathematical processes. If you have also added formulas, then you already have the “germ” of a future IP (information system). And if they also brought out a graph, then it's almost an integrator)
Or there used to be a staircase, then they put an escalator, after an elevator, and then they also connected all these elevators into one application so that Igor, who serves him, would do everything according to the dotted lines and not when he wants, but when the elevator needs it.
I think this is already clear, but I want to draw attention to the fact that even the simplest examples above are given iteratively (sequentially). It's not like the ladder first, and then the “Matrix" abruptly. I point this out because more often than not the question is “how much does it cost?”, we only hear “is it possible to automate the whole company at once?".
And to finally fix it:
Automation of efficient operations increases efficiency, automation of inefficient operations increases inefficiency
Bill Gates wanted to kill us all with a virus
Actually, let's move on to practice.
First, let's understand how to assemble a list of tasks for automation: Start by auditing current processes. Remember that any process consists of 5 blocks:
- The goal - what is the result of the process?
- Steps - how do we achieve this result?
- Participants - what roles are needed to achieve the result?
- Tools - what do we use to achieve results?
- Metrics - how do we know that we are on the right track?
After that, identify the tasks that:
- They require significant time and resources;
- They are often repeated;
- They have a high risk of errors due to the human factor.
Then, calculate how much time and resources it takes to complete these tasks manually. This will help you understand the potential savings from automation.
Analyze how often errors occur in the current task execution process and what their consequences are.
Example:
Let's take for example a clear task for everyone: sending letters. Let's imagine that this is a routine job that a person does. Let's say that he spends 2 minutes on each letter, and he needs to send 240 letters every day. A person will spend 480 minutes = 8 hours per day on this. A person also needs to be paid $ 5/hour, which adds a monetary coefficient to the resources spent.
Now let's look at this task from the side of the automated email distribution process. All 240 emails are sent automatically by the system at the same time. It takes only a few seconds. Let's say that the development and implementation of automatic mailing of emails will take 5 days and will cost $ 250, and you have to pay another $ 50 per month to maintain (hosting, domain, etc.).
We will calculate the benefit (in 20 working days):
Costs = (Working hours per day) * (Number of working days per month) * (Wage rate per hour)
A person works 8 hours a day.
Costs per day = 8 hours * $ 5/hour = $ 40
Monthly expenses = $ 40/day * 20 days = $ 800
Automation costs = $ 250 (one-time)
System support = $50 (month)
Benefit = $800 - $ 300 = $ 500
If we consider automation in the long term, the benefits will grow. The longer an automated product is used, the greater its benefits. Of course, ToC (full cost of ownership) is not taken into account here, with a la "improvements", servers, administration and a bunch of everything on larger projects.
Look at the article, it will be useful to you: "How to reduce the cost of IT development without loss of quality?"
The return on investment in automation (ROI) is an indicator of the effectiveness of investments in automation projects.
ROI = (Profit from automation - Automation costs) / Automation costs * 100%
Let's go back to the example:
Profit from automation = $ 500
Automation costs = $250
ROI = (500 - 250) / 250 * 100%
= 250 / 250 * 100%
= 1 * 100%
= 100%
In this example, investments in automation brought a profit equal to 100% of the initial costs.
In any investment decision, mathematics must first come together "on paper". Therefore, always consider at least cost reduction and ROI.
And here is the basic formula that can help in making a decision:
Expediency of automation = (Cost reduction over the period × Payback period − Automation costs)/Automation costs
Where:
- Cost reduction over a period is the amount by which operating costs will decrease over a certain period after automation is implemented.
- The payback period is the time during which the return on investment in automation is expected.
- Automation costs — include all the costs of implementing and maintaining an automated solution.
If the result is above zero, automation may be justified. However, in addition to purely financial calculations, other factors should be taken into account.
And again to our example. Given:
- Cost reduction for the period (per month, we count according to the first one for simplicity): $500
- Payback period: we assume that this is 1 month, since the costs are paid off in a month.
- Automation costs: $250
We substitute it into the formula:
Expediency = (500×1-250)/250
Expediency = (500-250)/250
Expediency = 250/250
Expediency = 1
Thus, the result is 1, which means a 100% return on investment in automation in one month. This indicates that automation is financially feasible.
The implicit benefits of automation are benefits that are difficult to measure or quantify, but they can significantly affect efficiency.
Since implicit benefits are difficult to quantify, qualitative methods are often used to measure them. For example, you can conduct surveys of employees before and after the introduction of automation to assess changes in their level of job satisfaction.
Examples of the implicit benefits of automation:
- Improving the quality of work
Automation can lead to more stable and high quality products by reducing the human factor.
- Improving employee satisfaction
Reducing routine and reducing employee workload can improve their overall well-being and job satisfaction.
- Increasing customer loyalty
Improving the quality of products and services can lead to increased customer satisfaction and brand loyalty.
- Strengthening the company's image
The introduction of advanced technologies can improve the perception of a company in the market by attracting new customers and partners.
- Reducing the risk of errors
Automation reduces the likelihood of errors, which can lead to lower costs for error correction and damage compensation.
- Increasing business flexibility
Automated systems are easier to scale and adapt to changing market conditions.
The success of automation depends on many factors. Interaction and mutual understanding between the customer and the developer also plays an important role. Automation also requires preparation. Therefore, do not forget about the following steps.
Setting goals
Set a goal that needs to be realized. In order for everything to work out, you need to understand yourself what kind of result you expect.
For example, my goal is to automate the application processing process to speed up work and reduce the likelihood of errors. I must clearly understand how the application is processed, all the nuances and which processing points need to be automated.
List of business processes
After we have set a goal and know what we want, we need to make a list of business processes.
Let's take the same example with the automation of application processing. What are the points of application processing?
- Receipt of the application.
- Registration and verification of the application.
- Appointment of the responsible person.
- Processing and monitoring of the application.
- Completion and notification of the client.
- Analysis and improvement.
Analysis
Now we need to analyze all the introductory ones. Which of the processes will be automated and which will not? How much time is needed? What is the cost of automation?
These and other factors need to be taken into account. For more information, see the article: “The cost of an IT product: from idea to market entry.”
Making a plan
We are making a plan to achieve the goal. We need to think through everything in stages. If we are considering an example of application processing, then the plan will be as follows:
- Evaluation of the process.
- Selection and configuration of the application management system.
- Integration of existing systems.
- Staff training.
- Testing and debugging.
- Gradual implementation.
- Monitoring and optimization.
- Updating and development of the system.
Understanding desires
Here we are talking about the interaction of developers and customers. The customer must clearly convey his wishes, and those responsible must understand and implement them. We need a trusting relationship.
There are cases when the customer does not know what exactly he wants and asks to make it convenient and beautiful. In this case, the PMu has nothing to work with, because there are no introductory ones. To avoid such situations, it is necessary to build a relationship.
Participation in the process
To control, observe, comment – all this is necessary for success. When the customer takes an active part in the development process and is always in touch, it not only speeds up the process, but also gives the opportunity to control, observe and understand.
You can entrust the development process to us by leaving a request on the website. Weekly demo results, flexible payment system and full transparency of the process.
- We have listed all the key workflows.
- We have identified tasks that require significant time and resource costs.
- Tasks with a high repetition rate were noted.
- They noted tasks with a high risk of errors due to the human factor.
- We estimated how much time and resources it takes to complete the selected tasks manually.
- We calculated the cost of these resources and time for the company.
- We analyzed the frequency and types of errors in the current task execution process.
- We assessed the consequences of these mistakes for the business.
- We calculated the potential time savings and reduced resource costs after automation.
- We assessed the potential reduction of errors and improvement of the quality of work.
- We estimated the costs of implementing automation.
- We compared the costs of automation with the expected savings and improvement in the quality of work.
- We have chosen technologies and tools for automation.
- We have developed a plan for the implementation of automation, taking into account the time frame and budget.
- KPI was determined to evaluate the effectiveness of automation.
- We have planned testing of automated processes before full implementation.
- A monitoring system has been installed to monitor the operation of automated processes.
- We regularly analyzed the results of automated systems.
- Adjustments were made to improve the efficiency and quality of automation.
Following this checklist, you will be able to objectively assess which processes in your organization should be automated, as well as understand the potential benefits and payback of such investments. Some of this, of course, can and should be delegated to the contractor.
Subscribe to us, share with your friends and good luck in automating and developing your business!
Каждый бизнес постоянно ищет способы ускорения роста и улучшения эффективности, и одним из ключевых решений является автоматизация. Но как узнать, пришло ли время автоматизировать именно ваш бизнес? Мы рассмотрим признаки, указывающие на необходимость автоматизации, и покажем, как правильно оценить потенциальную пользу от внедрения таких решений. Эта статья поможет вам принять обоснованное решение, опираясь на конкретные критерии и примеры.
Привет, мы из Sailet. Специализируемся на средней и сложной разработке, работаем с 2017 года, выполнили больше 50 интересных проектов и рассказываем про автоматизацию. А я Максим Беляков, директор всего этого великолепия. Заработав немного "кредита доверия", перейду к сути.Чтобы решить, стоит ли вводить автоматизацию, выясним несколько ключевых вещей:
• Что представляет собой автоматизация?
• Какие задачи автоматизировать?
• Сколько ресурсов и времени уходит на задачи?
• Как часто возникают ошибки при выполнении задач?
Автоматизация — это замена ручного труда. Если чуть сложнее, то это интеграция технологических решений для упрощения и ускорения рабочих процессов. ВАЖНО, что это не “таблетка от всех болезней”. И ВАЖНО, что это не десяток красивых графиков, которые вдруг начали показывать циферки.
Например, если вы раньше считали на счётах, а теперь пересели на калькулятор или того хуже Excel, то вы автоматизировали простейшие математические процессы. Если еще и формул добавили, то у вас уже “зародыш” будущей ИС (информационной системы). А если еще и график вывели, то почти интегратор)
Или раньше была лестница, затем поставили эскалатор, после лифт, а потом еще и связали все эти лифты в одно приложение, чтобы обслуживающий его Игорь, все по пунктикам делал и не когда захочет, а когда лифту надо.
Думаю, что это уже понятно, но, хочу обратить внимание, что даже простейшие примеры выше приведены итерационно (последовательно). Не так, что сначала лестница, а затем резко “Матрица”. Указываю это, потому что чаще вопроса “а сколько стоит?”, мы слышим только “а можно автоматизировать сразу всю компанию?”.
И чтобы окончательно закрепить:
Автоматизация эффективных операций увеличивает эффективность, автоматизация неэффективных операций увеличивает неэффективность
Билл Гейтс - хотел нас всех убить вирусом
Собственно, переходим к практике.
Сначала поймем, как собрать список задач для автоматизации: Начните с аудита текущих процессов. Помните, что любой процесс состоит из 5 блоков:
- Цель - какой результат процесса?
- Шаги - как достигаем этого результата?
- Участники - какие роли нужны для достижения результата?
- Инструменты - что используем, чтобы достичь результата?
- Метрики - как понимаем, что мы на верном пути?
После, выявите задачи, которые:
- Требуют значительного времени и ресурсов;
- Часто повторяются;
- Имеют высокий риск ошибок из-за человеческого фактора.
Затем, подсчитайте, сколько времени и ресурсов уходит на выполнение этих задач вручную. Это поможет понять потенциальную экономию от автоматизации.
Проанализируйте, как часто возникают ошибки в текущем процессе выполнения задач и каковы их последствия.
Пример:
Возьмем для примера всем понятную задачу: рассылка писем. Представим, что это рутинная работа, которую выполняет человек. Допустим, что на каждое письмо он тратит по 2 минуты, и отправлять нужно 240 писем каждый день. Человек потратит на это 480 минут = 8 часов за день. Также человеку необходима оплата труда 5 $/час, что добавляет в потраченные ресурсы денежный коэффициент.
Теперь рассмотрим эту задачу со стороны автоматизированного процесса рассылки писем. Все 240 писем отправляются автоматически системой в одно и то же время. Затрата времени - всего несколько секунд. Допустим, что разработка и внедрение автоматической рассылки писем займет 5 дней и будет стоить 250$, а ежемесячно надо платить еще 50$ для поддержания (хостинг, домен, и т.д.).
Посчитаем выгоду (за 20 рабочих дней):
Затраты = (Время работы в часах за день) * (Количество рабочих дней в месяце) * (Ставка оплаты труда в час)
Человек работает 8 часов в день.
Затраты за день = 8 часов * 5 $/час = 40 $
Затраты за месяц = 40 $/день * 20 дней = 800 $
Затраты на автоматизацию = 250 $ (единоразово)
Поддержка системы = 50$ (месяц)
Выгода = 800 $ - 300 $ = 500 $
Если рассматривать автоматизацию в долгосрочной перспективе, то выгода будет расти. Чем дольше используется автоматизированный продукт, тем больше его выгода. Конечно, тут не учтена ToC (полная стоимость владения), с а-ля "доработками", серверами, администрированием и кучей всего, на проектах большего масштаба.
Посмотрите статью, она будет вам полезна: «Как снизить затраты на IT-разработку без потери качества?»
Возврат инвестиций в автоматизацию (ROI) представляет собой показатель эффективности инвестиций в проекты по автоматизации.
ROI = (Прибыль от автоматизации - Затраты на автоматизацию) / Затраты на автоматизацию * 100%
Вернемся к примеру:
Прибыль от автоматизации = 500$
Затраты на автоматизацию = 250$
ROI = (500 - 250) / 250 * 100%
= 250 / 250 * 100%
= 1 * 100%
= 100%
В данном примере вложения в автоматизацию принесли прибыль равную 100% от изначальных затрат.
При любом решении об инвестиции, сначала должна сойтись математика "на бумаге". Поэтому, всегда считайте хотя бы сокращение затрат и ROI.
А вот основная формула, которая может помочь в принятии решения:
Целесообразность автоматизации = (Сокращение затрат за период × Период окупаемости − Затраты на автоматизацию)/Затраты на автоматизацию
Где:
- Сокращение затрат за период — это сумма, на которую уменьшатся операционные затраты за определённый период после внедрения автоматизации.
- Период окупаемости — это время, за которое ожидается окупаемость инвестиций в автоматизацию.
- Затраты на автоматизацию — включают в себя все расходы на внедрение и поддержку автоматизированного решения.
Если результат выше нуля, автоматизация может быть оправдана. Однако, помимо чисто финансовых расчётов, следует учитывать и другие факторы.
И снова к нашему примеру. Дано:
- Сокращение затрат за период (в месяц, считаем по первому для простоты): $500
- Период окупаемости: предполагаем, что это 1 месяц, так как затраты окупаются за месяц.
- Затраты на автоматизацию: $250
Подставляем в формулу:
Целесообразность = (500×1−250)/250
Целесообразность = (500−250)/250
Целесообразность = 250/250
Целесообразность = 1
Таким образом, результат равен 1, что означает 100% окупаемость инвестиций в автоматизацию за один месяц. Это указывает на то, что автоматизация является целесообразной с финансовой точки зрения.
Неявная выгода от автоматизации — это преимущества, которые трудно измерить или оценить в числовом выражении, но они могут значительно повлиять на эффективность.
Поскольку неявные выгоды трудно оценить количественно, для их измерения часто используют качественные методы. Например, можно провести опросы сотрудников до и после внедрения автоматизации для оценки изменения уровня их удовлетворенности работой.
Примеры неявной выгоды от автоматизации:
- Улучшение качества работы
Автоматизация может привести к более стабильному и высокому качеству продукции за счет уменьшения человеческого фактора.
- Повышение удовлетворенности сотрудников
Снижение рутины и уменьшение нагрузки на сотрудников может улучшить их общее благополучие и удовлетворенность работой.
- Повышение лояльности клиентов
Улучшение качества продукции и обслуживания может привести к повышению удовлетворенности клиентов и их лояльности к бренду.
- Укрепление имиджа компании
Внедрение передовых технологий может улучшить восприятие компании на рынке, привлекая новых клиентов и партнеров.
- Снижение риска ошибок
Автоматизация уменьшает вероятность ошибок, что может привести к снижению затрат на исправление ошибок и компенсацию ущерба.
- Увеличение гибкости бизнеса
Автоматизированные системы легче масштабировать и адаптировать под изменяющиеся условия рынка.
Успех автоматизации зависит от множества факторов. Взаимодействия и взаимопонимание заказчика с разработчиком также играет большую роль. К автоматизации тоже нужна подготовка. Поэтому, не забывайте о следующих шагах.
Постановка целей
Поставьте цель, которую нужно реализовать. Чтобы все получилось, необходимо самому понимать, какой результат вы ожидаете.
Например, моя цель – автоматизировать процесс обработки заявок для ускорения работы и снижения вероятности ошибок. Я должен четко понимать, как обрабатывается заявка, все нюансы и какие пункты в обработке нужно автоматизировать.
Список бизнес-процессов
После того как мы поставили цель и знаем, чего хотим, нужно составить список бизнес-процессов.
Возьмем тот же пример с автоматизацией обработки заявок. Из каких пунктов состоит обработка заявки?
- Получение заявки.
- Регистрация и проверка заявки.
- Назначение ответственного.
- Обработка и мониторинг заявки.
- Завершение и уведомление клиента.
- Анализ и улучшение.
Анализ
Теперь нужно проанализировать все вводные. Какие из процессов будут автоматизировать, а какие нет? Сколько времени необходимо? Какая стоимость автоматизации?
Эти и другие факторы нужно учитывать. Подробнее в статье: “Стоимость IT-продукта: от идеи до выхода на рынок”.
Составление плана
Составляем план для достижения цели. Нам нужно продумать все поэтапно. Если мы рассматриваем пример обработки заявок, то план будет следующий:
- Оценка процесса.
- Выбор и настройка системы управления заявками.
- Интеграция существующих систем.
- Обучение персонала.
- Тестирование и отладка.
- Постепенное внедрение.
- Мониторинг и оптимизация.
- Обновление и развитие системы.
Понимание желаний
Тут речь идет про взаимодействие разработчиков и заказчиков. Заказчик должен четко передать свои желания, а ответственные их понять и реализовать. Нужны доверительные отношения.
Бывают случаи, когда заказчик не знает, что именно он хочет и просит сделать удобно и красиво. В таком случае ПМу не с чем работать, потому что нет никаких вводных. Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо выстроить взаимосвязь.
Участие в процессе
Контролировать, наблюдать, комментировать – все это необходимо для успеха. Когда заказчик принимает активное участие в процессе разработки и всегда на связи, это не только ускоряет процесс, но и дает возможность контролировать, наблюдать и понимать.
Можете доверить процесс разработки нам оставив заявку на сайте. Еженедельные демо результата, гибкая система оплаты и полная прозрачность процесса.
- Перечислили все ключевые рабочие процессы.
- Выделили задачи, требующие значительных временных и ресурсных затрат.
- Отметили задачи с высокой частотой повторения.
- Отметили задачи с высоким риском ошибок из-за человеческого фактора.
- Оценили, сколько времени и ресурсов уходит на выполнение отобранных задач вручную.
- Подсчитали стоимость этих ресурсов и времени для компании.
- Проанализировали частоту и типы ошибок в текущем процессе выполнения задач.
- Оценили последствия этих ошибок для бизнеса.
- Рассчитали потенциальную экономию времени и снижение затрат на ресурсы после автоматизации.
- Оценили потенциальное снижение ошибок и улучшение качества работы.
- Оценили затраты на внедрение автоматизации.
- Сравнили затраты на автоматизацию с ожидаемой экономией и улучшением качества работы.
- Выбрали технологии и инструменты для автоматизации.
- Разработали план внедрения автоматизации с учетом временных рамок и бюджета.
- Определили KPI для оценки эффективности автоматизации.
- Запланировали тестирование автоматизированных процессов перед полным внедрением.
- Установили систему мониторинга для отслеживания работы автоматизированных процессов.
- Регулярно анализировали результаты работы автоматизированных систем.
- Вносили коррективы для улучшения эффективности и качества автоматизации.
Пройдя по этому чек-листу, вы сможете объективно оценить, какие процессы в вашей организации стоит автоматизировать, а также понять потенциальную пользу и окупаемость таких инвестиций. Часть из этого, конечно же, можно и нужно делегировать подрядчику.
Подписывайтесь на нас, делитесь с друзьями и удачи в автоматизации и развитии вашего бизнеса!
Share
