Auto-translation used
КЭДО кадровый электронный документооборот
Бумажный шторм сменяется цифровым бризом: как “Компания Э-КОМ ПРАЙМ” стремится подарить сотрудникам Sandyq Group время
Для каждого, кто хоть раз касался HR-процессов, не секрет: новый сотрудник – это не только плюс один человек в команду, но и увесистая пачка бумаг. Изменение в договоре – еще несколько листов. Потерянное время, нервы и, естественно, затраты. Для одной из крупнейших мультиформатных компаний Казахстана, Sandyq Group, этот «бумажный шторм» стал серьезным вызовом. Но они нашли цифровой ключ к новой вехе HR. Это решение кадрового электронного документооборота (КЭДО) от “Компании Э-КОМ ПРАЙМ”.
Sandyq Group – казахстанская группа компаний в сфере гостеприимства, объединяющая рестораны национальной кухни Sandyq, этно-кофейни Tary, сеть кофеен «Мадлен» и отели Pana. Все бренды группы объединяет внимание к качеству, современный подход и глубокая связь с культурным наследием Казахстана. Компания активно развивается и уверенно занимает позиции одного из лидеров в индустрии HoReCa на рынке.
Почему бумага – это бизнес «на ручнике»?
Когда компания растет, как это происходит с Sandyq Group, каждый бизнес-процесс начинает проверяться на прочность. Рутина, кажется, незаметно съедает время, но на деле это миллионы тенге, утекающие сквозь пальцы.
«Идея перехода на КЭДО обсуждалась уже давно, но особенно актуальной она стала в последние полгода – на фоне роста документооборота и необходимости ускорять внутренние процессы», – делится Аделина Васильева, бизнес-аналитик Sandyq Group. – «Отправной точкой стало стремление к цифровой трансформации, а также запросы от подразделений, которые сталкивались с задержками из-за бумажных процедур».
И это логично. Только представьте: бесконечные поиски, курьеры, доставляющие стопки бумаг между филиалами, а среди них и потерянные документы, ошибки, отпечатки пальцев на бланках. Это не просто неудобства – это фиаско. По данным исследования Deloitte, 30-40% рабочего времени офисных сотрудников тратится на поиск информации и бумажную волокиту, а в среднем это 3,5 часа в день.
«Главные сложности – это потеря времени на доставку, человеческий фактор (ошибки, подписи не в том месте), а также необходимость физического хранения. Все это замедляет бизнес-процессы и снижает общую гибкость компании», – добавляет бизнес-аналитик Sandyq Group, описывая картину, знакомую каждому HR, работающему с бумагами.
Путь к решению для Sandyq Group
Переход на КЭДО – это в том числе и трансформация мышления. Сомнения у компании были. В первую очередь – быстро ли удастся вовлечь все подразделения и партнеров, как отреагируют сотрудники, и насколько надежно и юридически безопасно это решение.
Но Sandyq Group подошла к вопросу системно. Всего за 2 месяца, с момента первого обсуждения до финального решения, компания провела внутренний аудит, изучила предложения от нескольких поставщиков и провела тестирование. Это не было импульсивным решением (ведь компания очень крупная), а результатом взвешенного анализа.
Почему именно “Компания Э-КОМ ПРАЙМ”?
«Для нас было важно, чтобы платформа была интуитивно понятной, масштабируемой и при этом соответствовала всем юридическим требованиям. Компания Э-КОМ ПРАЙМ предложила понятный интерфейс, гибкую интеграцию с нашими системами и очень активную клиентскую поддержку на всех этапах – от пилота до внедрения», – объясняет выбор Аделина Васильева.
Этот выбор отражает ключевые потребности любой крупной компании: надежность, простота использования и уверенность в поддержке. В конце концов, технологии служат людям, а не наоборот, и “Компания Э-КОМ ПРАЙМ” активно поддерживает эту философию.
Махаббат Ниязалиева, руководитель КДП (кадрового делопроизводства) Sandyq Group, делится: «Знаете, что самое ценное в нашей работе? Время. А его уходит нещадно много на гору бумаг, которая растет с каждым новым сотрудником. Сейчас мы хотим сбросить этот невидимый груз с плеч. Поэтому переход на КЭДО – важный шаг для нашей компании».
Решение от "Компании Э-КОМ ПРАЙМ” на практике
«Наше решение КЭДО – это некая эволюция HR-процессов. Мы видим, как компании, которые внедряют его, буквально расцветают, избавляясь от рутины и фокусируясь на стратегически важных задачах. Наша цель в сотрудничестве с Sandyq Group – сделать так, чтобы каждый трудовой договор, приказ или отпускной документ подписывался легко. Без потери юридической силы, без рисков и бюрократии. Мы тщательно разрабатывали интуитивный интерфейс, чтобы даже человек, далекий от IT, чувствовал себя уверенно. И, что не мало важно, мы обеспечиваем полную юридическую чистоту всех операций, соответствуя законодательству Республики Казахстан», – комментирует Тимур Марусяк, исполнительный директор “Компании Э-КОМ ПРАЙМ”.
Как показывает практика, цифровизация глобально меняет HR: по данным исследований, компании, использующие автоматизированные HR-системы, сокращают время на оформление документов на 50-70%. А это сотни часов, которые HR-специалисты теперь могут посвятить развитию сотрудников, их адаптации и обучению, а не утомительной бумажной работе.
Реакция сотрудников и ожидания
С внедрением КЭДО Sandyq Group рассчитывает на снижение затрат на печать, бумагу, доставку и архивное хранение. Но еще важнее для них – экономия времени сотрудников, которое ранее тратилось на ручные процессы и ожидание подписей. Ведь это косвенные, но очень весомые выгоды.
Реакция сотрудников Sandyq Group: «Большинство коллег восприняли нововведение положительно, особенно те, кто сталкивались с большими объемами документов. Конечно, есть скептики – это нормально. Но чем больше они видят, насколько это удобно и быстро, тем меньше у них сомнений». Это подтверждает одну простую истину: люди ценят удобство и эффективность. Когда видно, что задача, занимавшая часы, решается за минуты, сопротивление сменяется не просто принятием, а благодарностью.
КЭДО как философия
На текущем этапе cамое сложное для Sandyq Group – это изменение внутренних привычек. Люди привыкли к бумаге, и перестроить мышление на электронную культуру требует времени и поддержки. Это и есть главная суть трансформации: она не в программах, а в людях. “Компания Э-КОМ ПРАЙМ” понимает это. Именно поэтому акцент делается на всесторонней поддержке, обучении и адаптации. Цель “Компании Э-КОМ ПРАЙМ” – создать новую, более эффективную и комфортную цифровую культуру в компании.
Кейс Sandyq Group и "Компания Э-КОМ ПРАЙМ” – это яркий пример того, как современная технология, применяемая с умом и постоянной поддержкой, может изменить привычные процессы, освободить ценные ресурсы и дать компании новое дыхание.
Позвольте вашим сотрудникам заниматься тем, что действительно важно!
Whatsapp
117
Comments 0
Login to leave a comment