The post has been translated automatically. Original language: Russian
Despite the fact that remote work has long been the norm for the vast majority of IT companies, in the last couple of years more and more employers have been trying to bring employees back to the office. This is due to various factors: falling productivity, demotivation of employees, blurring of the boundaries of work and personal time, difficulties with self-organization due to home distractions, which often leads to overwork and burnout.
Although the topic of remote work seems to be exhausted, given the tendency for employees to return to the office, it is now more important than ever to recall useful recommendations for effective work from home. After all, you will be satisfied with them, and the employer will not insist on returning to the office. 🙂
Below you will find a guide on remote work, in which we have collected the experience of our employees on how to stay effective working remotely (and we had this experience even before Covid, so we know what we are talking about).
Also, before reading the guide, I want to remind you that we are all unique, and not every piece of advice will be universal. Look for, adapt, and apply the ones that are right for you. So, let's get started!
1. Fix your working hours
You can fix your work schedule yourself, but it will be more effective to announce it to your team and publish it in a publicly accessible place. This will help you not overwork, but your team understand at what time you can be contacted for work issues.
2. Add out-of-hours activities to your schedule for the day.
Most people have rituals: going to the gym, to their favorite cafe, to the cinema, etc. Keep doing all this while working from home.
Initially, we collected these recommendations for our employees during the period of self-isolation, when all public places were closed. But even this did not prevent me from continuing to do my favorite things. The Internet is now teeming with various online activities. Many of our employees continued to play sports, take master classes, watch new movies and TV series, order their favorite dishes from restaurants and do other things that we love. And all this without leaving home.
3. Follow the daily routine
This item is related to the previous two. Go to bed and wake up at the same time. Make sure that breakfast, lunch, and dinner are on schedule.
This also applies to the work rhythm: it is also useful to hold meetings and out-of-hours rituals at the same time.
4. Exercise.
When working remotely, it's easy to turn into a person who spends all his time at the computer. Don't let work from home do this to you.
Exercise, work out with a trainer, do exercises on YouTube, or find some other athletic activity that brings you pleasure. This will help you stay in good shape, switch from work, and give you a boost of energy.
To make sports more fun and easier, you can team up with friends or colleagues. For example, at Covid, we organized an online sports marathon for our employees.
5. Use video in calls
In the office, many of us often held brainstorming sessions, where interesting ideas were born, and discussed some issues personally. Remote work is not a reason to sacrifice all this.
Call your colleagues to discuss business issues. Videos on such calls will help you stay in touch with each other and feel like a team.
6. Organize your workspace
Set aside a comfortable workplace for yourself. Teach yourself that you only work at this place, and do your personal business in other parts of your apartment.
If you have a private room or a balcony that you can equip as an office, great! If your space is limited and there is no separate room, then let it be a table, leaving which you will deal with personal matters. Do you have to work and eat at the same table? Then move to the other side of the table during work so that the picture changes, or change the chair. So your brain will get used to leaving the room /table./The chair's work is done, and it's time to rest.
7. Set aside time to talk with colleagues about non-working topics, if you are used to doing it in the office.
For many, informal communication plays a big role in their work. In between, we share the news with each other, often without even noticing it. If this story is about you, keep doing it online. You can set aside just 5-10 minutes to "chat" before or after the rally, or call separately. This will help you not feel isolated and maintain communication at a high level.
8. Plan your evening
If you do not live alone, arrange with your family that you will watch a movie together in the evening. It is advisable to fix the time and choose a movie in advance. You can also play board games together or arrange any other activity that you like. Setting a certain time and agreeing with another person will help you finish work on time, as well as relax after a day at work.
If you live alone, you can also schedule an evening of watching a movie, reading a book, exercising, cooking the next day, etc. Or you can call your friends and chat with them.
9. Use statuses
The main messenger for communication in our company is Slack. We recommended that employees use their statuses there if they went about their business, so that the team would not lose them and there would be more transparency.
Almost all messengers have the ability to set statuses, so if you use something else, I recommend doing it as well.
10. Use headphones
Some people say that working with headphones helps them to get away from the noise of the house and concentrate better on work tasks. You can make a "work playlist" that won't distract you from your work process. The music and volume can be adjusted at your discretion, finding a balance that does not distract / gives tone.
11. Wear work clothes.
According to some studies, clothes have a symbolic meaning for us. For example, about one of them.
Changing clothes for home clothes subconsciously tells us that the working day is over and we can relax. In turn, work clothes help to adjust to the working mood. You also won't have to look for clean clothes if you get a video call.
If you value the opportunity to wear home clothes when working from home, try highlighting "home work pants" and change after work. Girls can put on makeup, as if they were wearing makeup to work in the office.
Does pyjamas prevent you from getting in the mood for work? So work in your pajamas (or whatever you want). As I wrote at the beginning of the article, everything is individual.
12. More teamwork/teamwork on tasks
If you assign large tasks to several people at the same time, then there will be more interaction in the team. It will also help you keep fit and be more productive at work.
13. Proper communication
This is important not only for remote work. However, since there is less personal communication when working from home, and more written communication, I recommend paying special attention to communications.
- Discuss with the team in advance what communication channels you are available through.
- Use different messengers to solve different tasks. It is useful to use Slack / Telegram for a quick discussion of a task, Zoom / Hangouts for meetings and brainstorming sessions, mail for fixing agreements. If it is important for you that the history of correspondence is preserved, use Telegram, mail or the paid version of Slack.
- If you don't understand something, ask clarifying questions to the other person instead of guessing and speculating.
- If you can't answer the question right away, let us know that you see the message and that you will respond as soon as the information appears.
- After the call, write down what you discussed and assign those responsible to the tasks. Send it by email or to the channel with the date and topic of the discussion. Record important meetings. In order to assess progress, you can use Meeting Minutes.
- Before the meetings, it will be useful to send a letter with the topic of the meeting, as well as additional materials that need to be reviewed, and a list of open questions. It can be more effective to start a dialogue and not waste time on an introductory one.
- Make sure that your messages contain complete thoughts, not fragmentary phrases.
- Write such letters, rereading which after a few months it will be clear what was discussed.
- Don't let the rallies grow. Try not to exceed 40 minutes to discuss the issue. It is better not to delay the meeting and postpone the open questions to another day, fixing them in the Meeting Minutes.
- If there is no discussion with a colleague, involve another person. An outsider who is not detailed in the topic of the question helps a lot not to get stuck on minor issues during the discussion process.
14. Warn your family about planned rallies.
If you do not live alone, warn your household about what time you have meetings scheduled, and ask them not to distract you at this time. Then your spouse will be able to keep the children busy at this time, will not distract you with household matters and will provide you with a more working atmosphere.
15. Discuss the rules with your household.
Have a conversation with your family about working from home, discuss the rules of interaction. It is necessary to convey to them that you really work, without mixing work with everyday life and family.
If it is possible to come to an agreement with wives / husbands, it can be difficult to explain to children that "dad / mom works" and cannot spend time with their beloved child. Especially if the child is very small.
Here are some life hacks that have already worked for some of our employees, and perhaps they will work for you.:
- If you have the opportunity, invite your mother-in-law, mother-in-law, or nanny to take care of the children during the day.
- Explain that the sooner you start working, the less distracted you will be by non-work issues during the day, the sooner you will be free and able to fully spend time with your family.
- Promise a gift to the children if they behave themselves. A gift can be the simplest, the kind that a child will be happy with. For example, you can promise to play your favorite game in the evening, eat ice cream, watch a cartoon.
- There are many online services for children of different ages now. You can play sports, play music, draw, or take some other training.
- Before the rally, approach the children and ask them to be quieter.
- Set an alarm and explain that when the alarm goes off, your work day will be over and you will be able to spend time with your family again.
- Use the signal system for the household: "the door is closed — you can not distract", "slippers at the entrance — I'm on the phone", etc.
- Let the children know that if a situation arises that requires the involvement of parents, you will be ready to help.
16. If something is not clear, there are questions, inconveniences, suggestions - be sure to talk about it.
Inform your employer of any inconveniences or suggestions as soon as possible.
And also:
- Ventilate your home office.
- Leave a glass of water or a thermos on the table.
- Let's rest our eyes from the monitor for at least 6 minutes an hour.
- Keep moving. They recommend 2 minutes of movement for 30 minutes of sitting.
- Relax on weekends.
- Spend the time you spent on the road usefully.
- Use a noise-canceling app for calls. For example, the Krispy application.
- Do not take your laptop immediately after you wake up.
- Don't try to do a lot of things at lunchtime. Most people will be confused by this, and it will be difficult to tune in to work.
- Turn on the mute mode at night.
Working from home has its own peculiarities, but if you learn how to work with them, it is very likely that you will not want to return to the office, and your employer will not care where you work from.
What kind of life hacks do you use when working from home? Share it in the comments:)
Несмотря на то, что уже давно удаленная работа стала нормой для абсолютного большинства IT-компаний, в последние пару лет всё больше работодателей стремятся вернуть сотрудников в офис. Это связано с разными моментами: падение продуктивности, демотивация сотрудников, размытие границ рабочего и личного времени, трудности с самоорганизацией из-за домашних отвлечений, что часто приводит к переработкам и выгоранию.
Хотя тема удаленной работы кажется исчерпанной, учитывая тенденцию по возвращению сотрудников в офис сейчас как никогда важно вспомнить полезные рекомендации для эффективной работы из дома. Ведь с ними и вы будете удовлетворены, и работодатель не станет настаивать на возвращении в офис 🙂
Ниже вы найдёте гайд по удалённой работе, в который мы собрали опыт наших сотрудников по тому, как оставаться эффективными работая удалённо (а такой опыт у нас был ещё до ковида, так что мы знаем о чём говорим).
Также перед прочтением гайда хочу напомнить: мы все уникальны, и не каждый совет будет универсальным. Ищите, адаптируйте и применяйте те, что подходят именно вам. Итак, начнём!
1. Зафиксируйте свои рабочие часы
Вы можете зафиксировать своё рабочее расписание самостоятельно, но будет более эффективно озвучить его своей команде и опубликовать в общедоступном месте. Это поможет вам не перерабатывать, а вашей команде понять, в какое время к вам можно обращаться по рабочим вопросам.
2. Добавьте в расписание на день внерабочие активности
У большинства людей есть ритуалы: сходить в зал, в любимое кафе, в кинотеатр т.д. Продолжайте заниматься всем этим, трудясь из дома.
Изначально мы собирали эти рекомендации для наших сотрудников в период самоизоляции, когда все общественные места были закрыты. Но даже это не стало помехой в том, чтобы продолжать заниматься любимыми делами. Сейчас интернет кишит различными онлайн-активностями. Многие из наших сотрудников продолжали заниматься спортом, проходить мастер-классы, смотреть новинки фильмов и сериалов, заказывать любимые блюда из ресторанов и заниматься другими вещами, которые любим. И всё это не выходя из дома.
3. Соблюдайте режим дня
Этот пункт связан с предыдущими двумя. Ложитесь спать и просыпайтесь в одно время. Следите, чтобы завтрак, обед и ужин были по расписанию.
Это касается и рабочего ритма: митинги и внерабочие ритуалы также полезно проводить в одно время.
4. Занимайтесь спортом
При удалённой работе легко превратиться в человека, который всё время проводит за компьютером. Не позволяйте работе из дома это с собой сделать.
Делайте зарядку, занимайтесь с тренером, делайте упражнения по ютубу или найдите какую-то другую спортивную активность, которая приносит вам удовольствие. Это поможет вам оставаться в хорошей форме, переключаться от работы и даст вам заряд бодрости.
Для того, чтобы заниматься спортом было веселее и легче, вы можете объединяться с друзьями или коллегами. Например, в ковид мы организовали спортивный онлайн-марафон для наших сотрудников.
5. Используйте видео в созвонах
В офисе многие из нас часто устраивали мозговые штурмы, на которых рождались интересные идеи, и обсуждали некоторые вопросы лично. Удалённая работа — не повод всем этим жертвовать.
Созванивайтесь с коллегами, чтобы обсудить рабочие моменты. Видео на таких созвонах поможет поддерживать связь друг с другом и чувствовать себя одной командой.
6. Организуйте рабочее пространство
Выделите себе комфортное рабочее место. Приучите себя, что за этим местом вы только работаете, а личными делами занимайтесь в других уголках вашей квартиры.
Если у вас есть отдельная комната или балкон, который вы можете оборудовать под кабинет, отлично! Если ваше пространство ограничено и отдельного помещения нет, то пусть это будет стол, выйдя из которого вы будете заниматься личными делами. Приходится работать и есть за одним и тем же столом? Тогда пересаживайтесь во время работы на другую сторону стола, чтобы картинка менялась, или меняйте кресло. Так ваш мозг будет привыкать, что выйдя из комнаты/стола/стула работа закончена, и наступило время отдыха.
7. Выделяйте время на то, чтобы пообщаться с коллегами на нерабочие темы, если привыкли делать это в офисе
Для многих неформальное общение играет большую роль в работе. Между делом мы делимся друг с другом новостями, зачастую даже не замечая этого. Если эта история про вас, продолжайте это делать в онлайн-формате. Вы можете выделить всего 5-10 минут на «поболтать» до или после митинга или созвониться отдельно. Это поможет вам не чувствовать себя изолированными и поддерживать коммуникации на высоком уровне.
8. Планируйте вечер
Если вы живёте не один, договоритесь с семьей, что вечером у вас будет совместный просмотр фильма. Зафиксировать время и выбрать фильм желательно заранее. Вы также можете поиграть вместе в настольные игры или договориться о любой другой активности, которая вам приходится по душе. Настрой на определённое время и договорённость с другим человеком поможет вам завершить работу вовремя, а также отдохнуть после рабочего дня.
Если вы живёте один, вы также можете запланировать на вечер просмотр фильма, чтение книги, занятия спортом, приготовление еды на следующий день и т.д. Или вы можете созвониться с друзьями и пообщаться с ними.
9. Используйте статусы
Основной мессенджер для коммуникаций в нашей компании — это Slack. Мы рекомендовали сотрудникам использовать там статусы, если они отошли по своим делам, чтобы команда их не теряла, и было больше прозрачности.
Возможность ставить статусы есть практически во всех мессенджерах, так что если вы используете что-то другое, рекомендую также это делать.
10. Используйте наушники
Некоторые отмечают, что работа в наушниках помогает им абстрагироваться от шума дома и лучше сконцентрироваться на рабочих задачах. Вы можете сделать «рабочий плейлист», который вас не будет отвлекать от рабочего процесса. Музыку и громкость можно регулировать по своему усмотрению, находя баланс не отвлекает/даёт тонус.
11. Наденьте рабочую одежду
Согласно некоторым исследованиям, одежда имеет для нас символическое значение. Вот, например, про одно из них.
Смена одежды на домашнюю на подсознании говорит нам о том, что рабочий день закончен и можно отдыхать. В свою очередь, рабочая одежда помогает настроиться на рабочий лад. Вам также не придётся искать чистую одежду, если вам позвонят по видеосвязи.
Если в работе из дома вы цените возможность надевать домашнюю одежду, попробуйте выделить «домашние рабочие штаны», и переодевайтесь после работы. Девочки могут накраситься, как бы они накрасились на работу в офис.
Пижама никак не мешает настроиться на рабочий лад? Значит работайте в пижаме (или в том, в чём хотите). Как я уже написала в начале статьи, всё индивидуально.
12. Больше парной/совместной работы над задачами
Если крупные задачи давать нескольким людям одновременно, то в команде будет больше взаимодействия. Также это поможет поддерживать себя в тонусе и быть более продуктивным в работе.
13. Правильные коммуникации
Это важно не только при удаленной работе. Однако поскольку при работе из дома личного общения становится меньше, а письменного — больше, рекомендую уделить коммуникациям особое внимание.
- Заранее обговорите с командой, по каким каналам связи вы доступны.
- Используйте разные месседжеры для решения разных задач. Slack/Telegram полезно использовать для быстрого обсуждения какой-то задачи, Zoom/Hangouts — для митингов и мозговых штурмов, почту — для фиксирования договорённостей. Если для вас важно, чтобы история переписки сохранилась, используйте Telegram, почту или платную версию Slack.
- Если вам что-то непонятно, задавайте уточняющие вопросы собеседнику, вместо того, чтобы предполагать и домысливать.
- Если вы не можете ответить на вопрос сразу, напишите, что сообщение видите, и что ответите как только информация появится.
- После созвона зафиксируйте тезисно, что вы обсуждали, и распределите ответственных по задачам. Отправьте письмом или в канал с указанием даты и темы обсуждения. Записывайте важные митинги. Для того, чтобы оценить прогресс, можно использовать Meeting Minutes.
- Перед митингами будет полезно отправлять письмо с темой митинга, а также указанием дополнительных материалов, с которыми нужно ознакомиться, и список открытых вопросов. Это может эффективнее начать диалог и не тратить время на вводную.
- Следите за тем, чтобы ваши сообщения содержали законченные мысли, а не обрывчатые фразы.
- Пишите такие письма, перечитывая которые спустя несколько месяцев будет понятно, о чём шла речь.
- Не позволяйте митингам разрастаться. Старайтесь не превышать 40 минут на обсуждение вопроса. Лучше не затягивать митинг и перенести на другой день открытые вопросы, зафиксировав их в Meeting Minutes.
- Если не идёт обсуждение с коллегой, привлекайте другого человека. Человек со стороны, который не детально в теме вопроса, очень помогает не застревать на минорных вопросах в процессе обсуждения.
14. Предупреждайте семью о запланированных митингах
Если вы живёте не один, предупреждайте своих домочадцев о том, в какое время у вас запланированы митинги, и попросите их в это время вас не отвлекать. Тогда ваш супруг/супруга сможет в это время занять детей, не будет отвлекать по домашним вопросам и обеспечит вам более рабочую атмосферу.
15. Обговорите со своими домочадцами правила
Проведите беседу со своей семьей о работе из дома, обговорите правила взаимодействия. Необходимо донести до них, что вы действительно работаете, не смешивая работу с бытом и семьёй.
Если с женами/мужьями договориться можно, объяснить детям, что «папа/мама работает» и провести время с любимым чадом не может, бывает непросто. Особенно если ребёнок совсем маленький.
Вот несколько лайфхакамов, которые уже сработали у некоторых наших сотрудников, и, возможно, сработают и у вас:
- Если у вас есть такая возможность, пригласите домой свекровь, тещу или няню, которые займут детей в течение дня.
- Объясните, что чем раньше вы начнёте работать, чем меньше будете отвлекаться на нерабочие вопросы в течение дня, тем быстрее вы освободитесь и сможете полноценно провести время с семьёй.
- Пообещайте подарок детям, если они будут себя хорошо вести. Подарок может быть самым простым — таким, которому ребёнок обрадуется. Например, можно пообещать поиграть вечером в любимую игру, поесть мороженое, посмотреть мультик.
- Для детей разного возраста сейчас есть много он-лайн сервисов. Можно заниматься спортом, музыкой, рисовать или проходить какое-то другое обучение.
- Перед митингом подходите к детям и просите вести себя тише.
- Ставьте будильник и поясните, что когда будильник прозвенит, ваш рабочий день будет закончен, и вы снова сможете уделять время своей семье.
- Используй систему сигналов для домашних: «дверь закрыта — отвлекать нельзя», «тапочки у входа — я на созвоне» и т.д.
- Дайте детям понять, что если возникнет ситуация, которая требует вовлечения родителей, вы будете готовы помочь.
16. Если что-то не понятно, есть вопросы, неудобства, пожелания — обязательно говорите об этом
Сообщайте своему работодателю о любых неудобствах или предложениях как можно скорее.
А также:
- Проветривайте свой домашний офис.
- Оставляйте стакан с водой или термос на столе.
- Давайте отдыхать своим глазам от монитора минимум 6 минут в час.
- Двигайтесь. Рекомендуют 2 минуты движения на 30 минут сидения.
- Отдыхайте в выходные дни.
- Проводите время, которое вы тратили на дорогу, с пользой.
- Используйте шумоподавляющее приложение для звонков. Например, приложение Krisp.
- Не берите ноутбук сразу после того, как проснулись.
- Не пытайтесь в обеденное время успеть сделать много всего. Большинство людей это будет сбивать, и будет сложно настроиться на работу.
- Включайте на ночь режим mute.
В работе из дома есть свои особенности, однако если научиться с ними работать, весьма вероятно, вам не захочется возвращаться в офис, а вашему работодателю будет без разницы, откуда вы работаете.
А какие лайфхаки используете вы при работе из дома? Делитесь в комментариях:)
Share
