The post has been translated automatically. Original language: Russian
Docrobot, an international developer of SaaS services for retail and an operator of electronic document management, has launched the exchange of unstructured legally significant electronic documents for a premium Kazakh supermarket chain Galmart.
Documents can be sent in convenient formats such as PDF, JPG, DOC, or XLS. By signing them with a qualified electronic signature, you give them the same legal force as the paper originals.
With the transition to electronic document management through the Docrobot platform, the Galmart trading network has significantly simplified and accelerated work with accounting documents. Every month Galmart draws up more than 1000 reconciliation reports and certificates of completed work, cooperating with more than 500 suppliers. If earlier it took 120 hours and over 1,000,000 tenge each month to print, deliver and process manually more than 1,000 reconciliation reports and completed works, now these documents are generated in electronic formats, signed with a qualified electronic signature and comply with the requirements of the law of the Republic of Kazakhstan "About an electronic document and an electronic digital signature." Thanks to this , costs have been reduced by almost four times.
Initially Galmart executed the acts in its 1C accounting system and sent them by e -mail or printed them on paper, then handing them over to the contractors together with the courier. The switch to USEDI not only saved resources, but also saved Galmart from having to manually sign each document and send them by couriers.
Now it takes no more than a few minutes to form, sign and send reconciliation reports and certificates of completed work . Documents are sent to suppliers automatically on the 10th of each month, and the network can easily track the status of documents and make adjustments if necessary. At the same time, Galmart continues to work in its usual accounting system.
In the near future, Galmart plans to digitize shipping invoices, return invoices and commercial documents: contracts, additional and marketing and bonus agreements. In the future, it will completely abandon paper and exchange documents only in electronic form.
Timur Marusiak, Executive Director of Docrobot:
"The transition of large retail chains to legally significant document management is a significant step in digitalizing business processes and improving the efficiency of document and information management. Such changes can significantly reduce costs and bureaucratic processes, improve data security and ensure transparency of operations. In addition to Galmart, Docrobot solutions have already been positively evaluated by other large retail chains in Kazakhstan."
Nurbolat Usenov, IT Director of Galmart:
"Legally significant electronic document management is the only right direction for the development of the modern retail market in terms of document management. The transition to USEDI is a priority area for the development of relations between Galmart and our partners. Thanks to the electronic format, we got rid of numerous difficulties associated with the delivery, storage, forwarding and search of a huge number of paper documents, and the refusal to involve courier services significantly saves our budgets."
More information on the link https://www.docrobot.kz /
Docrobot, международный разработчик SaaS-сервисов для ритейла и оператор электронного документооборота, запустил обмен неструктурированными юридически значимыми электронными документами для премиальной казахстанской сети супермаркетов Galmart.
Документы можно отправлять в удобных форматах, таких как PDF, JPG, DOC, или XLS. Подписав их квалифицированной электронной подписью, вы придаёте им ту же юридическую силу, что и бумажным оригиналам.
С переходом на электронный документооборот через платформу Docrobot, торговая сеть Galmart существенно упростила и ускорила работу с бухгалтерскими документами. Ежемесячно Galmart оформляет более 1000 актов сверки взаиморасчетов и актов выполненных работ, сотрудничая с более чем 500 поставщиками. Если раньше на печать, доставку и обработку вручную более 1000 актов сверки и актов выполненных работ каждый месяц уходило 120 часов и свыше 1 000 000 тенге, то теперь эти документы формируются в электронных форматах, подписываются квалифицированной электронной подписью и соответствуют требованиям закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Благодаря этому затраты сократились почти в четыре раза.
Изначально Galmart оформлял акты в своей учетной системе 1С и отправлял их по электронной почте или распечатывал на бумаге, после передавая контрагентам вместе с курьером. Переход на ЮЗЭДО не только сэкономил ресурсы, но и избавил Galmart от необходимости вручную подписывать каждый документ и отправлять их курьерами.
Теперь формирование, подписание и отправка актов сверки и актов выполненных работ занимают не больше нескольких минут. Документы передаются поставщикам 10 числа каждого месяца в автоматическом режиме, и сеть может легко отследить статус документов и внести корректировки в случае необходимости. При этом Galmart продолжает работать в своей привычной учетной системе.
В ближайшее время Galmart планирует оцифровать накладные на отпуск груза, возвратные накладные и коммерческие документы: договоры, дополнительные и маркетинговые и бонусные соглашения В будущем же — полностью отказаться от бумаги и обмениваться документами только в электронном виде.
Тимур Марусяк, исполнительный директор Docrobot:
«Переход крупных торговых сетей на юридически значимый документооборот является значимым шагом в цифровизации бизнес-процессов и повышении эффективности управления документами и информацией. Такие изменения позволяют существенно сократить издержки и бюрократические процессы, повысить безопасность данных и обеспечить прозрачность операций. Помимо Galmart, решения Docrobot уже успели положительно оценить и другие крупные торговые сети Казахстана».
Нурболат Усенов, IT Директор Galmart:
«Юридически значимый электронный документооборот — единственно верное направление развития современного рынка ритейла по части документооборота. Переход на ЮЗЭДО — приоритетное направление развития отношений между Galmart и нашими партнерами. Благодаря электронному формату мы избавились от многочисленных сложностей, связанных с доставкой, хранением, пересылкой и поиском огромного количества бумажных документов, а отказ от привлечения курьерских служб значительно экономит наши бюджеты».
Больше информации по ссылке https://www.docrobot.kz/
Share
