The post has been translated automatically. Original language: Russian
It is incredibly difficult to control business processes! Employees, documents, systems and processes... information is lost in 100,500 chats. And the processes have become much more complicated. At the same time, management needs to see the full picture for each employee. We had the same problems, so we first developed the Sailet Project platform for ourselves, and now we are successfully offering it to the market. Read this article carefully to find out how we deal with the problems of the “operating system”.If a company is working on several projects at the same time, then it definitely faces the following difficulties:
- Lack of transparency in the processes.
- Delays due to manual task completion control.
- Problems with reporting and document management.
- Low responsiveness in solving problems.
- Difficulties in controlling the allocation of resources.
How does the Sailet Project solve these issues in our country?
The Sailet Project offers flexible access settings for each role, allowing each employee to see only the data they need.:
- The administrator controls all processes, including finances and general tasks.
- Specialists/Employees only get access to their projects, tasks, and notifications.
- Managers/Project managers monitor the execution of work, but they cannot change tasks.
- The accounting department gets access to the document processing process.
In the system, you can adapt business processes to your needs and tasks, and the system has the ability to:
- Change the system interface.
- Move, add, and remove blocks of information.
- Set up individual notifications and reminders.
The system provides automatic task creation and allocation, and collects all information within the project.
- Assign executors, co-executors, and dependent tasks.
- Monitor statuses and deadlines.
- Send notifications when tasks are overdue or approaching.
- Attach reports, photos, videos, and other documents;
- Collect comments and a complete history of the project and each task individually;
- Automatically generates a Gantt chart;
- Marks control points for each project;
- Records the performers' time, expenses, and income within the project.
Managers get access to real-time project analysis data.:
- Diagrams and schedules for completing tasks.
- Financial control.
- Employee performance monitoring.
The system allows you to automate the signing of documents, simplify reporting, and monitor the status of tasks.
Clients can leave requests, for example, to solve problems. We have these: Complaints, Suggestions, Bugs, Consultations. As a leader, you see the way to solve the problem transparently.
The client sees all the information about his project in real time. You control what exactly it displays. For example, a task list, a Gantt chart, the entire history of project activities, project files, invoices, hours spent, etc.
The system has a single calendar where you can view and manage events, see the start and end dates of projects, key tasks, and vacations. Schedule events with the team and clients.
in which you can keep all the employee data and all the necessary documentation for each individual. Share information with employees and evaluate their effectiveness.
We will show cases of using the Sailet Project in project management in the following publications. Subscribe so you don't miss it!
Контролировать бизнес процессы нереально сложно! Сотрудники, документы, системы и процессы… в 100500 чатах теряется информация. А процессы стали значительно сложнее. При этом менеджменту необходимо видеть полную картину по каждому сотруднику. У нас были такие же проблемы, поэтому мы разработали сначала для себя платформу Sailet Project, а теперь успешно предлагаем ее рынку. Прочтите эту статью внимательно, чтобы узнать как мы справляемся проблемами “операционки”.Если компания работает над несколькими проектами одновременно, то она точно сталкивается со следующими сложностями:
- Отсутствие прозрачности в процессах.
- Задержки из-за ручного контроля выполнения задач.
- Проблемы с отчетностью и документооборотом.
- Низкая оперативность при решении проблем.
- Сложности в контроле распределения ресурсов.
Как Sailet Project решает эти вопросы у нас?
Sailet Project предлагает гибкую настройку доступа каждой роли, что позволяет каждому сотруднику видеть только те данные, которые ему необходимы:
- Администратор контролирует все процессы, включая финансы и общие задачи.
- Специалисты/Сотрудники получают доступ только к своим проектам, задачам и уведомлениям.
- Руководители/Проектные менеджеры следят за выполнением работ, но не могут менять задачи.
- Бухгалтерия получает доступ к процессу обработки документов.
В системе можно адаптировать бизнес-процессы под ваши потребности и задачи, В системе есть возможность:
- Менять интерфейс системы.
- Перемещать, добавлять, убирать блоки информации.
- Настраивать индивидуальные уведомления и напоминания.
Система обеспечивает автоматическое создание и распределение задач, собирать всю информацию в рамках проекта.
- Назначать исполнителей, соисполнителей, зависимые задачи.
- Контролировать статусы, сроки исполнения.
- Отправлять уведомления при просроченных или приближающихся задачах.
- Прикреплять отчеты, фото, видео и другие документы;
- Собирать комментарии и полную историю ведения проекта и каждой задачи в отдельности;
- Автоматически формирует диаграмму Ганта;
- Отмечает контрольные точки по каждому проекту;
- Фиксирует время исполнителей, расходы и доходы в рамках проекта.
Руководители получают доступ к аналитическим данным по проектам в режиме реального времени:
- Диаграммы и графики выполнения задач.
- Финансовый контроль.
- Мониторинг эффективности работы сотрудников.
Система позволяет: автоматизировать подписание документов, упрощать передачу отчетности, контролировать статус выполнения задач.
Клиенты могут оставлять заявки, например на решение проблем. У нас это: Жалобы, Предложения, Баги, Консультации. Вы, как руководитель, прозрачно видите путь решения проблемы.
Клиент видит всю информацию по своему проекту в режиме реального времени. Вы регулируете что именно ему отображать. Например, список задач, диаграмму ганта, всю историю действий по проекту, файлы проекта, счета, затраченные часы и т.д.
В системе есть единый календарь где вы можете смотреть и управлять событиями, видеть даты начала и завершения проектов, ключевых задач, отпусков. Назначать события с командой и клиентами.
в котором можно вести все данные сотрудников и всю необходимую документацию по каждому в отдельности. Делиться информацией с сотрудниками и оценивать их эффективность.
Кейсы использования Sailet Project в управлении проектами мы покажем в следующих публикациях. Подписывайтесь, чтобы не пропустить!
Share
