The post has been translated automatically. Original language: Russian
Business processes are a sequence of steps that must be performed to achieve a specific goal within an organization.
But how to describe them?
In this article, we will look at how and when to describe them.
- Clear view.
Helps employees understand the work of the organization, steps to achieve goals. This makes the process more transparent and helps employees better navigate their tasks.
- Improving efficiency.
The company can identify and eliminate unnecessary operations, waste resources and time, as well as optimize the sequence of actions. This helps to increase the overall productivity of the company, reduce costs and achieve more effective results.
- Establishing control.
Helps the company monitor and measure results in order to track its progress and take measures to improve processes if they do not meet values. Ultimately, this helps the company to be more adaptive to changes in the external environment and achieve its long-term goals by meeting the needs of customers.
- Fast optimization.
It makes it possible to identify errors and eliminate them even before they can affect the quality of work.
- Training and knowledge transfer.
Structured and detailed descriptions of business processes facilitate the adaptation of new employees, allowing them to quickly master their roles and understand how their responsibilities relate to the work of other employees. It also helps to replace or delegate responsibilities between employees if necessary.
Before you start describing business processes, you need to know their types and classifications in order to do it more competently
There are several classifications, but the most common business processes can be divided into 3 groups:
- The main ones:
They are the key processes in the company that bring profit. They include production, marketing, sales and customer service.
- Auxiliary:
Help your business function smoothly and efficiently. They are not directly related to the creation of a product or the provision of services, but are necessary to support the main processes. For example, people management, finance (accounting), information technology (computers, software), procurement (purchase of necessary materials and equipment) and supply management (supply control and logistics).
- Management:
These processes are related to decision-making and planning at a higher level.
They help to manage the business and achieve strategic goals. They include such things as the development of a strategy for business development, budget planning, task control, change management and evaluation of results.
It is important to remember that all these processes are interconnected and affect each other.
Usually companies need to describe their processes for three reasons:
- Optimization of existing processes:
When there is already an established business, the description will help identify weaknesses with room for improvement. Analyses of all processes allow you to identify unnecessary steps, bottlenecks, minor tasks and other areas that can be optimized to improve efficiency.
- Introduction of new systems:
When integrating systems or technologies, it may be necessary to change business processes. This will help you understand how the introduction of new systems will affect current operations and what changes need to be made for successful implementation.
- Employee training:
It is also important to mention that this is useful in the case of training new employees or introducing new procedures into the organization. When there is a clear description, it is much easier for new employees to understand exactly how to perform their duties, which, in turn, contributes to uniformity and consistency in the performance of tasks.
- Defining goals
The first step is to write down all the functions that are performed in the business. It is important to take into account all the key tasks that are necessary to achieve business goals. Then these functions are grouped into three categories: basic, auxiliary and management processes. Thus, it will become clear which processes are important and require special attention.
- Writing out tasks
For each process, draw up your own action plan, which will describe specific steps (tasks) that will help in the successful implementation of goals. Consider the sequence of actions and the relationship between different tasks. This approach helps to clarify and identify opportunities for optimization.
Here the division of tasks into checklists in such services as: Notion, Trello and Bitrix24 can help you.
- Drawing up the structure
Structuring is necessary for better understanding and management of processes. Create a hierarchy in which the main processes are at the top, and subprocesses and tasks are at the bottom. Then make connections between different processes and subprocesses to show the flow of data, information and resources between them. Develop a structure that clearly displays the hierarchy and logic of business process execution.
These services can help you with this: Enterprise Architect, ArchiMate and BizzDesign.
- Visualization of processes
After we have assembled the structure of the process, we can visualize it in the form of a flowchart.
You can describe it in any service for creating mind maps, such as: Miro, Mindmeister and Xmind. Also use diagrams and graphs to visualize the structure and sequence of processes.
It is important to take into account that the description and improvement of business processes requires a systematic approach and a clear understanding of the company's current operations.
But as a result of this approach, you can free up time to focus on other important things, and at the same time achieve 100% reliability of tasks.
Friends, if you want to automate your business processes, you can get acquainted with us at: sailet.kz . The consultation is free!
Бизнес-процессы — это последовательность шагов, которые необходимо выполнить для достижения конкретной цели в рамках организации.
Но каким образом их описать?
В этой статье мы рассмотрим, как и когда нужно их описывать.
Зачем описывать бизнес-процессы?
- Ясное представление.
Помогает сотрудникам понять работу организации, шаги к достижению целей. Что делает процесс более прозрачным и помогает сотрудникам лучше ориентироваться в своих задачах.
- Улучшение эффективности.
Компания может определить и устранить ненужные операции, лишние траты ресурсов и время, а также оптимизировать последовательность действий. Это помогает повысить общую производительность компании, сократить издержки и достичь более эффективных результатов.
- Установление контроля.
Помогает компании мониторить и измерять результаты, чтобы отслеживать свой прогресс и принимать меры для улучшения процессов, если они не соответствуют ценностям. В конечном итоге, это помогает компании быть более адаптивной к изменениям внешней среды и достигать своих долгосрочных целей, удовлетворяя потребности клиентов.
- Быстрая оптимизация.
Дает возможность выявить ошибки и устранить их еще до того, как они могут повлиять на качество работы.
- Обучение и передача знаний.
Структурированные и подробные описания бизнес-процессов облегчают адаптацию новых сотрудников, позволяя им быстрее освоить свои роли и понять, как их обязанности связаны с работой других сотрудников. Это также помогает в случае необходимости заменить или делегировать обязанности между сотрудниками.
Виды бизнес-процессов
Прежде чем начать описывать бизнес-процессы, нужно знать их типы и классификации, чтобы сделать это более грамотно
Существует несколько классификаций, но наиболее распространенные бизнес-процессы можно разделить на 3 группы:
- Основные:
Являются ключевыми процессами в компании, которые приносят прибыль. Включают в себя производство, маркетинг, продажи и обслуживание клиентов.
- Вспомогательные:
Помогают вашему бизнесу функционировать гладко и эффективно. Они не имеют прямого отношения к созданию продукта или предоставлению услуг, но необходимы для поддержки основных процессов. Например, управление людьми, финансами (бухгалтерия), информационные технологии (компьютеры, программное обеспечение), закупки (покупка необходимых материалов и оборудования) и управление поставками (контроль поставок и логистика).
- Управленческие:
Эти процессы связаны с принятием решений и планированием на более высоком уровне.
Они помогают руководить бизнесом и достигать стратегических целей. Включают в себя такие вещи, как разработка стратегии для развития бизнеса, планирование бюджета, контроль выполнения задач, управление изменениями и оценка результатов.
Важно помнить, что все эти процессы взаимосвязаны и влияют друг на друга.
Когда нужно описывать процессы?
Обычно компании нужно описывать свои процессы по трем причинам:
- Оптимизация существующих процессов:
Когда уже имеется устоявшийся бизнес, описание поможет выявить слабые места с возможностью для улучшения. Анализы всех процессов позволяют определить ненужные шаги, узкие места, незначительные задачи и другие области, которые могут быть оптимизированы для повышения эффективности.
- Внедрение новых систем:
При интеграции систем или технологий может потребоваться изменение бизнес-процессов. Это поможет понять, как внедрение новых систем повлияет на текущие операции и какие изменения нужно внести для успешного внедрения.
- Обучении сотрудников:
Также важно упомянуть, что это полезно в случае обучения новых сотрудников или внедрения новых процедур в организацию. Когда имеется четкое описание, новым сотрудникам гораздо легче понять, как точно выполнять свои обязанности, что, в свою очередь, способствует единообразию и согласованности в выполнении задач.
Как описать процессы?
- Определение целей
Первым делом нужно записать все функции, которые выполняются в бизнесе. Важно учесть все ключевые задачи, которые необходимые для достижения целей бизнеса. Затем эти функции группируются в три категории: основные,вспомогательные и в процессы управления. Таким образом, станет ясно, какие процессы важны и требуют особого внимания.
- Выписывание задач
Для каждого процесса составьте свой план действий, в котором будут описаны конкретные шаги (задачи), которые помогут в успешной реализации целей. Учитывайте последовательность действий и взаимосвязь между различными задачами. Такой подход помогает внести ясность и выявить возможности для оптимизации.
Тут вам может помочь разделение задач на чек-листы в таких сервисах, как: Notion, Trello и Битрикс24.
- Составление структуры
Структурирование необходимо для лучшего понимания и управления процессами. Создайте иерархию, в которой основные процессы находятся наверху, а подпроцессы и задачи — внизу. После сделайте связи между различными процессами и подпроцессами, чтобы показать поток данных, информации и ресурсов между ними. Разработайте структуру, которая ясно отображает иерархию и логику выполнения бизнес-процессов.
С этим вам могут помочь эти сервисы: Enterprise Architect, ArchiMate и BizzDesign.
- Визуализация процессов
После того, как мы собрали структуру процесса, можно его визуализировать в виде блок-схемы.
Вы можете это описать в любом сервисе для создания mind-карт, такие как: Miro, Mindmeister и Xmind. Также использовать диаграммы и графики, чтобы наглядно представить структуру и последовательность процессов.
Заключение
Важно учесть, что описание и улучшение бизнес-процессов требует системного подхода и ясного представления о текущих операциях компании.
Но в результате такого подхода можно освободить время, чтобы сосредоточиться на других важных делах, и при этом добиться 100% надежности выполнения задач.
Друзья если вы хотите автоматизировать свои бизнес процессы, вы можете ознакомиться с нами по адресу: sailet.kz. Консультация бесплатная!
Share
