The post has been translated automatically. Original language: Russian
After analyzing more than 500 development requests, we identified key problems and issues that make communication between entrepreneurs and studios difficult. In this article, we share a guide on how to formulate requests that are precisely understandable to all parties. Learn how to clearly define goals, structure expectations, and make your next IT project a success.
Hi, I'm Maxim from Sailet. We specialize in custom development, have been working since 2017, have completed many interesting projects, talk about automation and develop our EDMS.
Constantly communicating with entrepreneurs, we know that many of them spend a huge amount of their time, and not only their own, searching for an IT contractor: “to develop a system.” After that, they say that there are few specialists on the market, companies do not understand them, and in general all these studios are “fu fu fu". I decided to make a detailed manual for all future customers, which, I hope, will improve the lives of many. Let's go!
The goal indicates the direction of the entire project. If you do not understand why you need this system, you can finish at this stage. It is easier for it to be specific, measurable, achievable, relevant and temporarily limited (classic, SMART). No contractor will form a goal for you, because that will be their goal.
Steps to define a goal:
- Defining a problem or need - and what do I want to solve/get from the future system?
- Defining the target audience - and who will use my system at all? Employees are also an internal target audience. Lidiya Mikhailovna in accounting and Sergey Fedorovich in production, depending on the task, can be one segment. 20-year-old support specialists for others.
- Analysis of the market and competitors - and what do they have and how does it work? Do I even need my product? We received a couple dozen requests for the development of a taxi service (“I want a brother like Yandex"). The questions “why?” or “what's the purpose?”Naturally, they remained unanswered.
- Goal formulation - I hope that SMART has already become a classic everywhere. If suddenly not, then the responsibility for understanding at this moment is on the speaker. I.e., the goal cannot be “I want the company to take off” or “I do it because competitors have it” or “we need to master the budget". These are real examples…
- Prioritization of needs - what is more important right now? “We want to automate the entire company, make a single portal”, most often means we don't know what we want, the processes are not described.
- Stakeholder engagement - do users need a system? It is clear that most people are afraid of the new, but here is the classic change management, first we sell and deliver value, then we implement and train.
- Documentation - it is clear that the great “Agil” tells us that a working product is more important than comprehensive documentation, but this does not negate it as a whole. There should always be a guideline, and what is not written is not true.
Tools for determining the goal:
- Mind Mapping (MindMeister, XMind): It helps to visualize your idea and puts it on the shelves.
- Surveys (Google Forms, SurveyMonkey): Use them to get feedback from a potential audience to understand their needs.
Of course, at the stage of sale, when a request comes to us, if it is “ours”, we formulate it, transfer it to mindmap, make the structure of the project, etc. Below are a couple of examples of what it might look like. You can submit a request by following the link. We don't do it for everyone, only after qualification, because it's free.
Format 1:
Format 2:
Format 3:
All formats actually work, the main thing is to be able to apply them.
Examples of incorrect queries and their analysis
Let's look at three simple query examples and why they may not meet the requirements of a high-quality query.
- The request is too general: "We need a website for our business."
- Problem: Lack of details. It is unclear what type of site is needed, what functions it should perform, and who the target audience is.
- Request without budget and deadlines: "We want to develop a mobile application for online courses."
- The problem: The lack of a specific framework. It is difficult for the developer to evaluate the project and offer solutions that meet the customer's limitations.
- A technically overloaded request from a layman: "We need a React application using GraphQL for the backend and Firebase for authentication."
- The problem: Technological preferences without a goal and task. Maybe it's a pyramid or a web service on the “bare C”?
- A brief description of your business. At least the name of the company. Many are even afraid to leave it in shape. We'll Google it ourselves)
- The purpose of the project. According to SMART, aerobatics. But at least a short one.
- Description of the task that the project should solve.
- The target audience, including the internal one.
- A list of must-have functions. It's very top-level, but nevertheless.
- Realistic budget and time frame of the project. “I'm looking for an ERP, a budget of $ 2000” leads only to an independent open source.
- Links to similar products or features that inspire you. If there is, of course.
Examples of correct queries
Name: Company “X”
Request: We are looking for a team to create a mobile application that helps users form and track daily habits. The goal is to launch an MVP in 4 months with the functions of creating habits, reminders and progress analytics. CA is a young professional 25-35 years old. The budget is up to $20,000. As an example, consider 'Habitica' and 'Todoist'."
Title: “Teaching and period”
Request: You need to create a web platform for advanced training courses. Task: to provide access to educational materials, video lectures and tests with the ability to track academic performance. There are 1000 students on the course. The target audience is adults aged 30-45 years. The project budget is limited to $ 10,000, the deadline is up to 6 months. Examples for reference are 'Coursera' and 'Udemy'."
Title: Sailet LLP
Request: we plan to develop a system for automating inventory accounting for small retailers. We want to simplify the inventory and accounting of goods, reduce the time for data processing for small store owners. The project budget is up to $ 40,000, the desired implementation period is 3 months. Desired functions: barcode scanning, integration with existing accounting systems, reporting. We focus on the functionality of 'Square' and 'Shopify'."
These are examples of real queries, slightly adjusted and depersonalized.
In fact, we have two target groups with whom the work is built a little differently. It is clear that there are dozens of times more points in the qualification, but globally: the first are people / companies with an idea, the second are companies with processes. Therefore, these 2 scenarios are described below.
- Idea Description: Start with a general description of your idea. Focus on the problem you want to solve and the potential target audience. Don't worry about the technical details; your job is to convey the vision.
- Expected impact: Describe how your idea can improve the life or work of your target audience. This will help developers understand the value of the project.
- Research: Share the results of any preliminary research you have conducted, including competitor analysis or surveys of potential users.
- Functional expectations: Even if you cannot fully describe all the functions, specify the key functions that you think will be important. Use the format "I would like users to be able to..."
- Questions and gaps: Honestly identify any questions or uncertainties you have about the project. This may include technical capabilities, scaling in the future, cost, how to maintain it all, the number of iterations of edits, etc.
- Current process: Describe the existing process, taking into account its steps, participants and tools used. This will allow developers to figure out where to start. You can read how to do this here.
- Problems and disadvantages: Clearly indicate what problems you are facing in the current process. These can be delays, frequent errors, or high operating costs.
- Desired automation: Specifically describe what steps or tasks you would like to automate. If possible, specify your preferred technologies or platforms. Often, processes are formed and described in companies of at least 50 people who already have their own IT specialist.
- Expected result: Outline what improvements you expect from automation, including any specific metrics of success you are aiming for.
More information about the processes can be found here.
Of course, I “strangled” a little and it may seem to you that I am shifting responsibility to you (the future customer), because high-quality service = service. But, the responsibility for the success of the project always lies on two sides. If you do not need your project at the start and you are not ready to invest time in it, figure it out, formulate something there, then you will finish it with a probability of 1% (indicated as a stat. error).
I don't know if it's clear from the article that we take our work responsibly, mess with processes and try to provide the best service (there is no limit to perfection) and are able to develop (you can read this in previous articles, for example). But if you suddenly do not understand, you can leave a request on the website and we will tell you about a dozen more advantages, about the demo result every week, transparency of processes and, of course, flexible payment for packages of hours. Everything is as the credo of entrepreneurs says: minimizing risks, maximizing profits. Good luck!
После анализа более 500 запросов на разработку, выявили ключевые проблемы и моменты, которые затрудняют коммуникацию между предпринимателями и студиями. В этой статье делимся руководством по формулировке запросов, которые точно понятны всем сторонам. Узнайте, как четко определить цели, структурировать ожидания и сделать ваш следующий IT-проект успешным.
Привет, я Максим из Sailet. Мы специализируемся на заказной разработке, работаем с 2017 года, выполнили множество интересных проектов, рассказываем про автоматизацию и развиваем свой СЭД.
Постоянно коммуницируя с предпринимателями, знаем, что множество из них тратят огромное количество своего, и не только своего, времени на поиск IT-подрядчика: “чтобы разработать систему”. После рассказывают, что на рынке мало спецов, компании их не понимают и вообще все эти студии — “фу фу фу”. Решил сделать подробный мануал для всех будущих заказчиков, который, надеюсь, улучшит жизни многих. Поехали!
Цель — указывает направление всего проекта. Если у вас нет понимания, зачем вам нужна эта система, уже на этом этапе можно заканчивать. Проще, чтобы она была конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и временно ограниченной (классика, SMART). Ни один подрядчик не сформирует цель за вас, потому что это будет его цель.
Шаги для определения цели:
- Определение проблемы или потребности - а что я хочу решить/получить от будущей системы?
- Определение ЦА - а кто вообще будет использовать мою систему? Сотрудники это тоже внутренняя ЦА. Лидия Михайловна в бухгалтерии и Сергей Федорович на производстве, в зависимости от задачи, могут быть одним сегментом. 20-ти летние специалисты поддержки другим.
- Анализ рынка и конкурентов - а что у них и как работает? Нужен ли вообще мой продукт? К нам приходило пару десятков запросов на разработку сервиса такси (“Брат хочу как яндекс”). Вопросы “зачем?” или “какая цель?”, естественно оставались без ответа.
- Формулирование цели - надеюсь, что SMART уже стал классикой везде. Если вдруг нет, то ответственность за понимание в этот момент на говорящем. Т.е. целью не может быть “хочу, чтобы компания взлетела” или “делаю, потому что у конкурентов есть” или “надо освоить бюджет”. Это реальные примеры…
- Приоритезация потребностей - что важнее именно сейчас? “Хотим автоматизировать всю компанию, сделать единый портал”, чаще всего означает, не знаем что хотим, процессы не описаны.
- Вовлеченность заинтересованных сторон - нужна ли пользователям система? Понятно, что люди в большинстве своем боятся нового, но тут классическое управление изменениями, сначала продаем и доносим ценность, затем внедряем и обучаем.
- Документация - понятно, что великий “Агил” говорит нам, что работающий продукт важнее исчерпывающей документации, но это не отменяет ее в целом. Ориентир должен быть всегда, а что не написано, то неправда.
Инструменты для определения цели:
- Mind Mapping (MindMeister, XMind): Помогает визуализировать вашу идею и раскладывает её по полочкам.
- Опросы (Google Forms, SurveyMonkey): Используйте их для получения обратной связи от потенциальной аудитории, чтобы понять их потребности.
Конечно же, на этапе продажи, когда к нам приходит запрос, если он “наш” мы с вами его формулируем, перекладываем в mindmap, делаем структуру проекта и т.д. Ниже парочка примеров, как это может выглядеть. Оставить заявку можно по ссылке. Делаем не всем, только после квалификации, потому что это бесплатно.
Формат 1:
Формат 2:
Формат 3:
Работают на самом деле все форматы, главное уметь их применять.
Примеры неправильных запросов и их анализ
Давайте рассмотрим три простых примера запросов и почему они могут не соответствовать требованиям качественного запроса.
- Слишком общий запрос: "Нам нужен сайт для нашего бизнеса."
- Проблема: Недостаток деталей. Неясно, какой тип сайта нужен, какие функции он должен выполнять, кто целевая аудитория.
- Запрос без бюджета и сроков: "Мы хотим разработать мобильное приложение для онлайн-курсов."
- Проблема: Отсутствие конкретных рамок. Разработчику сложно оценить проект и предложить решения, соответствующие ограничениям заказчика.
- Технически перегруженный запрос от непрофессионала: "Нам нужно приложение на React с использованием GraphQL для бэкенда и Firebase для аутентификации."
- Проблема: Технологические предпочтения без цели и задачи. Может это вообще пирамида или веб-сервис на “голом Си”?
- Краткое описание вашего бизнеса. Хотя бы название компании. Многие даже это боятся оставить в форме. Мы сами нагуглим)
- Цель проекта. По SMART - высший пилотаж. Но, хотя бы кратенькую.
- Описание задачи, которую должен решить проект.
- Целевая аудитория, в том числе внутренняя.
- Список must-have функций. Прям сильно верхнеуровнево, но тем не менее.
- Реалистичный бюджет и временные рамки проекта. “Ищу ERP, бюджет 2000$” ведет только в самостоятельный open source.
- Ссылки на схожие продукты или функции, которые вас вдохновляют. Если есть, конечно же.
Примеры правильных запросов
Название: Компания “Х”
Запрос: ищем команду для создания мобильного приложения, помогающего пользователям формировать и отслеживать ежедневные привычки. Цель - запуск MVP за 4 месяца с функциями создания привычек, напоминаний и аналитики прогресса. ЦА - молодые профессионалы 25-35 лет. Бюджет - до 20 000$. В качестве примера рассматриваем 'Habitica' и 'Todoist'."
Название: “Обучаем и точка”
Запрос: необходимо создать веб-платформу для курсов повышения квалификации. Задача: обеспечить доступ к обучающим материалам, видеолекциям и тестам с возможностью отслеживания успеваемости. На курсе 1000 студентов. Целевая аудитория - взрослые обучающиеся 30-45 лет. Бюджет проекта ограничен 10 000$, сроки - до 6 месяцев. Примеры для ориентира - 'Coursera' и 'Udemy'."
Название: ТОО “Сайлет”
Запрос: планируем разработать систему для автоматизации учета запасов для малого ритейла. Хотим упростить инвентаризацию и учет товаров, сократить время на обработку данных для владельцев малых магазинов. Бюджет проекта - до 40 000$, желаемый срок реализации - 3 месяца. Желаемые функции: сканирование штрих-кодов, интеграция с существующими системами учета, отчетность. Ориентируемся на функционал 'Square' и 'Shopify'."
Это примеры реальных запросов, немного скорректированных и обезличенных.
Фактически, у нас есть две ЦА, с которыми работа строится немного по-разному. Понятно, что пунктов в квалификации в десятки раз больше, но глобально: первые - люди/компании с идеей, вторые - компании с процессами. Поэтому, ниже расписаны 2 этих сценария.
- Описание идеи: Начните с общего описания вашей идеи. Сосредоточьтесь на проблеме, которую вы хотите решить, и потенциальной целевой аудитории. Не переживайте о технических деталях; ваша задача — передать видение.
- Предполагаемое воздействие: Опишите, как ваша идея может улучшить жизнь или работу вашей целевой аудитории. Это поможет разработчикам понять ценность проекта.
- Исследование: Поделитесь результатами любого предварительного исследования, которое вы провели, включая анализ конкурентов или опросы потенциальных пользователей.
- Функциональные ожидания: Даже если вы не можете полностью описать все функции, укажите ключевые функции, которые, по вашему мнению, будут важны. Используйте формат "мне бы хотелось, чтобы пользователи могли..."
- Вопросы и пробелы: Честно обозначьте любые вопросы или неопределенности, которые у вас есть в отношении проекта. Это может включать технические возможности, масштабирование в будущем, стоимость, как это все обслуживать, количество итераций правок и т.д.
- Текущий процесс: Опишите существующий процесс с учетом его шагов, участников и используемых инструментов. Это позволит разработчикам понять, откуда начать. Как это сделать, можно почитать тут.
- Проблемы и недостатки: Четко укажите, с какими проблемами вы сталкиваетесь в текущем процессе. Это могут быть задержки, частые ошибки или высокие операционные расходы.
- Желаемая автоматизация: Конкретно опишите, какие шаги или задачи вы хотели бы автоматизировать. Если возможно, укажите предпочтительные технологии или платформы. Часто, процессы формируются и описываются в компаниях от хотя бы 50 человек, у которых уже есть свой “айтишник”.
- Ожидаемый результат: Обозначьте, какие улучшения вы ожидаете от автоматизации, включая любые конкретные метрики успеха, к которым вы стремитесь.
Подробнее про процессы можно посмотреть тут.
Я конечно немного “задушнил” и вам может показаться, что я перекладываю ответственность на вас (будущего заказчика), ведь качественная услуга = сервис. Но, ответственность за успешность проекта всегда лежит на двух сторонах. Если ваш проект не нужен вам на старте и вы не готовы инвестировать в него время, разбираться, что-то там формулировать, то и закончите вы его с вероятностью 1% (указал как стат. погрешность).
Не знаю, понятно ли по статье, что мы ответственно относимся к работе, морочимся с процессами и пытаемся оказывать лучший сервис (совершенству нет предела) и умеем в разработку (это можно почитать в предыдущих статьях, например). Но, если вдруг непонятно, можно оставить заявку на сайте и мы расскажем еще с десяток преимуществ, про демо результата каждую неделю, прозрачность процессов и конечно же гибкую оплату по пакетам часов. Всё, как гласит кредо предпринимателей: минимизируя риски, максимизируем прибыль. Успехов!
Share
