The post has been translated automatically. Original language: Russian
In modern business, automation plays an important role in increasing efficiency, improving productivity and reducing transaction costs.
But where to start in order to successfully implement it in your company? In this article, we will look at an action plan in order to start automation on the right note.
Automation is the introduction of technologies and systems that are capable of performing tasks without direct human involvement. This range of technologies includes everything from simple scripts and bots to complex intelligent systems. The main purpose of automation is to increase the speed of work, increase efficiency and reduce the likelihood of errors.
Many people think that automation and optimization are the same thing, but they are not.
Optimization is the process of improving the current workflow in order to increase its efficiency. During optimization, each stage of the process is analyzed, redundant steps are identified and eliminated. Optimization focuses on improving performance and eliminating losses.
The goal of optimization is to improve efficiency, save resources (time, money, materials) and increase productivity. Optimization strives to make the best use of available resources.
Let's take an example:
Company “X” conducted an analysis of its operations and found that the time spent on processing customer orders is too long due to excessive approval stages. And we came to the conclusion to completely restructure the application processing process in order to reduce costs and improve the customer experience.
And the main goal of automation is to make processes more efficient and less dependent on human intervention. This can help to increase the speed of task completion and reduce the risk of errors.
Let's look at the same example, but with automation in mind:
Company “X”, after analyzing the customer processing process, decided to reduce time costs when approving purchases and decides to implement specialized software for order management.
Now, when a customer submits an order through the company's website, this system is automatically:
- Registers the order and creates an electronic notification for the relevant department;
- Checks the availability of goods in the warehouse;
- Places a purchase order if there are not enough goods in stock;
- Sends a notification to the customer about the order status and the expected delivery date.
This allows X to significantly reduce the time previously spent on manual order management, as well as reduce the likelihood of errors and improve the accuracy of order processing. Among other things, it can also easily monitor and analyze order data, which helps in making strategic decisions and improving customer service.
Every entrepreneur, faced with the task of developing an IT product, wonders: "Where should I start?"
At this stage, many opportunities open up to him, and the right choice can significantly affect the success of his business. Remember that we have already talked about the importance of defining a goal. It becomes the starting point for determining the next steps.
If you already have a clear goal and you have analyzed your business, then the next question you should ask yourself is: "What do I want to get in the end?".
At this stage, two main directions can be distinguished: automation of existing processes or the creation of an MVP (minimally viable product) to test new ideas or hypotheses.
Automation is basically an improvement on an existing process. It is preferable if you have specific operations that can be accelerated. For example, if your employees spend a lot of time on routine tasks that can be automated, such as CRM management, automatic report generation, interaction with suppliers, or electronic document management. All this belongs to the field of automation.
Entrepreneurs often say: "Let's automate everything at once!" But is it worth it?
Imagine that your business is like a complex mechanism consisting of many details. Every detail fulfills its function. Automation, in turn, represents the improvement of these details. If we replace all the parts at the same time, the mechanism may just stop.
On the other hand, an MVP or minimally viable product is a way to test new ideas on the market. If you have a new direction or hypothesis, and you want to try them out without large financial investments, creating an MVP is your choice.
To determine which path to choose, go back to your original goal, which we discussed earlier. If your goal is to optimize and increase efficiency, then choose automation. If you want to test new ideas and evaluate the market reaction, start by creating an MVP.
An MVP (minimally viable product) is not just a design or prototype, but a version of a new product that allows the team to receive the maximum amount of feedback from users with minimal costs in the shortest possible time.
Let's look at this with an example:
Let's say you plan to develop a mobile app for online food ordering. Instead of immediately starting to develop a full-fledged application with all possible functions, start by creating an MVP. This MVP will only include basic functions such as selecting a dish, adding to the cart, and paying. It will not include additional features such as reviews, restaurant ratings, or detailed order tracking.
Thus, with the help of MVP, you can check how much people really need your app, whether they are ready to use it to order food and which functions are most important to them.
As soon as you receive feedback and make sure that your idea is in demand, you will be able to further develop the product by adding new features and improving existing ones.
How is our development process conducted?
Entrepreneurs often ask the question: "How to bring an idea to life or improve current processes?".
Over the years of our company's work, we have realized one thing, that there is no universal answer, but there are proven methods.
When it comes to improving existing processes, such as automation, we most often offer design development.
This format includes:
- Fixed cost;
- Clear deadlines;
- Warranty for bug fixes for 3 months.
If you already have a technical specification (TOR), we are ready to evaluate it, provide a commercial offer and conclude a contract.
However, the company or entrepreneur does not always have a clear and detailed TOR.
It is often more of a wish list or a "wish list".
In such cases, we offer an additional service, the development of technical specifications, which includes:
- Aggregation of business requirements;
- Detailed schedule of the technical task with a clear structure in 2 weeks;
- Provision of technical specifications in the form of a document and the structure of the mindmap project.
This becomes a reliable foundation that helps you and your team to clearly navigate and move in the right direction, regardless of whether you decide to cooperate with us.
If we are talking about a new idea or product, then a different approach is possible. We often recommend starting by creating an MVP (minimum viable product). This is a strategy that allows you to quickly and cost-effectively test your hypothesis on a real audience.
For such tasks, we offer flexible hourly development.
You select the required number of hours (for example, 100, 200, 400, etc.), and our team gets to work.
This format is ideal for quickly launching a project and evaluating its relevance.
In both cases, whether it's project collaboration or hourly development, clear communication and understanding of your goals remain key factors. Our goal is to help your business grow and develop by providing optimal solutions to turn your ideas into reality.
Since each case is unique, the approach to automation should be individual in each case.
1) Defining goals and analyzing current processes
The most important step is to identify the processes that are most time-consuming and require improvement.
Do an analysis: where exactly do you spend the most time and resources? These areas will become your priorities for automation.
2) Search for solutions
Explore the market and look for the right tools and solutions for automating tasks. Consider integrating off-the-shelf solutions or developing your own software, if necessary.
3) Implementation
Select the priority areas for automation and start implementing the selected solutions. Ensure that your team is trained and trained to work with new tools.
4) Monitoring and adjustment
Install a monitoring system to track the effectiveness of automated processes. Analyze the data regularly and make adjustments to improve performance and results.
Creating an MVP is a way to understand the needs of the market without creating a complete product.
1) Defining goals and key functions
Start by defining the core value of your future product.
What exactly do you want to offer consumers?
What key features should be included?
What value do you give to your product?
2) Creating a prototype
Develop a simplified version of the product, focusing on key features
For example, when creating an online food ordering service, remove all unnecessary items and focus on the essence of the idea. This will avoid unnecessary costs.
3) Testing
Test the prototype with real users or a target audience. Collect feedback and data on how users interact with the product.
4) MVP improvement
Based on feedback and data from testing, make the necessary improvements and adjustments to the MVP.
5) Scaling
If the MVP has been successfully tested and attracted the interest of the target audience, consider scaling the product by adding new features and expanding its functionality to meet the needs of the market.
Automation is an investment in the future of your business. By following the action plan, you can successfully start automation and improve the efficiency of your company. As our example shows, properly planned and implemented automation or an MVP product can significantly improve the performance of a business and increase its competitiveness.
В современном бизнесе автоматизация играет важную роль в повышении эффективности, улучшении производительности и сокращении операционных издержек.
Но с чего начать, чтобы успешно её внедрить в свое предприятие? В этой статье мы рассмотрим план действий для того, чтобы начать автоматизацию с правильной ноты.
Что такое автоматизация?
Автоматизация – это внедрение технологий и систем, которые способны выполнять задачи без непосредственного участия человека. Этот спектр технологий включает в себя все, начиная от простых скриптов и ботов и заканчивая сложными интеллектуальными системами. Основная цель автоматизации – увеличить скорость выполнения работ, повысить эффективность и снизить вероятность ошибок.
Отличие между автоматизацией и оптимизацией:
Многие считают, что автоматизация и оптимизация – одно и то же, но это не так.
Оптимизация – это процесс улучшения текущего рабочего процесса с целью повышения его эффективности. При оптимизации производится анализ каждого этапа процесса, выявляются избыточные шаги и устраняются. Фокус оптимизации на повышении производительности и устранении потерь.
Цель оптимизации – это улучшение эффективности, экономии ресурсов (времени, денег, материалов) и увеличение производительности. Оптимизация стремится к наилучшему использованию имеющихся ресурсов.
Давайте рассмотрим на примере:
Компания “X” провела анализ своих операций и выявила, что время, затрачиваемое на обработку заказов клиентов, слишком велико из-за избыточных этапов согласования. И пришли к выводу к полной реструктуризации процесса обработки заявок с целью сокращения издержек и улучшения клиентского опыта.
А основная цель автоматизации – это сделать процессы более эффективными и менее зависимыми от человеческого вмешательства. Что может помочь увеличить скорость выполнения задач и снизить риск ошибок.
Давайте рассмотрим тот же пример, но с учетом автоматизации:
Компания “X” после анализа процесса обработки клиентов, решила сократить временные издержки при согласовании покупки и решается внедрить специализированное ПО для управления заказами.
Теперь, когда клиент отправляет заказ через веб-сайт компании, эта система автоматически:
- Регистрирует заказ и создает электронное уведомление для соответствующего отдела;
- Проверяет доступность товаров на складе;
- Оформляет заказ на поставку, если товаров недостаточно на складе;
- Отправляет уведомление клиенту о статусе заказа и предполагаемой дате доставки.
Что позволяет компании “X” существенно сократить время, которое ранее затрачивалось на ручное управление заказами, а также снизить вероятность ошибок и улучшить точность обработки заказов. Помимо всего, она может также легко мониторить и анализировать данные о заказах, что помогает в принятии стратегических решений и улучшении обслуживания клиентов.
С чего начать?
Каждый предприниматель, столкнувшись с задачей разработки IT-продукта, задается вопросом: "С чего начать?".
На этом этапе перед ним открывается множество возможностей, и правильный выбор может существенно повлиять на успех его бизнеса. Помните, что мы уже говорили о важности определения цели. Она становится отправной точкой для определения следующих шагов.
Если у вас уже есть четкая цель и вы проанализировали свой бизнес, то следующим вопросом, который стоит задать себе, будет: "Что я хочу получить в итоге?".
На этом этапе можно выделить два основных направления: автоматизация существующих процессов или создание MVP (минимально жизнеспособного продукта) для проверки новых идей или гипотез.
Об автоматизации
Автоматизация – это, в основном, улучшение уже существующего процесса. Она предпочтительна, если у вас есть конкретные операции, которые можно ускорить. Например, если ваши сотрудники затрачивают много времени на рутинные задачи, которые можно автоматизировать, такие как управление CRM, автоматическая генерация отчетов, взаимодействие с поставщиками или электронный документооборот. Все это относится к области автоматизации.
Часто предприниматели говорят: "Давайте автоматизируем все сразу!". Но стоит ли это делать?
Представьте, что ваш бизнес подобен сложному механизму, состоящему из множества деталей. Каждая деталь выполняет свою функцию. Автоматизация, в свою очередь, представляет собой усовершенствование этих деталей. Если мы заменим все детали одновременно, механизм может просто остановиться.
Об MVP
С другой стороны, MVP или минимально жизнеспособный продукт – это способ проверки новых идей на рынке. Если у вас есть новое направление или гипотеза, и вы хотите опробовать их без больших финансовых вложений, создание MVP – ваш выбор.
Чтобы определить, какой путь выбрать, вернитесь к вашей исходной цели, о которой мы говорили ранее. Если вашей целью является оптимизация и повышение эффективности, то выбирайте автоматизацию. Если же вы хотите протестировать новые идеи и оценить реакцию рынка, начните с создания MVP.
Что такое MVP?
MVP (минимально жизнеспособный продукт) – это не просто дизайн или прототип, а версия нового продукта, которая позволяет команде получить максимальное количество обратной связи от пользователей с минимальными затратами в кратчайшие сроки.
Давайте рассмотрим это на примере:
Предположим, вы планируете разработать мобильное приложение для онлайн-заказа еды. Вместо того, чтобы сразу приступать к разработке полноценного приложения со всеми возможными функциями, начните с создания MVP. Этот MVP будет включать только основные функции, такие как выбор блюда, добавление в корзину и оплата. Он не будет включать дополнительные функции, такие как отзывы, рейтинги ресторанов или подробное отслеживание заказов.
Таким образом, с помощью MVP вы сможете проверить, насколько ваше приложение действительно нужно людям, готовы ли они использовать его для заказа еды и какие функции имеют для них наибольшее значение.
Как только вы получите обратную связь и убедитесь в востребованности вашей идеи, вы сможете дальше развивать продукт, добавляя новые функции и улучшая существующие.
Как ведется наш процесс разработки?
Предприниматели часто задаются вопросом: "Как воплотить идею в жизнь или улучшить текущие процессы?".
За годы работы нашей компании, мы поняли одно, что не существует универсального ответа, но есть проверенные методики.
Проектная разработка
Когда речь идет об улучшении существующих процессов, таких как автоматизация, мы чаще всего предлагаем проектную разработку.
Этот формат включает:
- Фиксированную стоимость;
- Четкие сроки выполнения;
- Гарантию на исправление багов в течении 3 месяцев.
Если у вас уже есть техническое задание (ТЗ), мы готовы его оценить, предоставить коммерческое предложение и заключить договор.
Однако, не всегда у компании или предпринимателя есть ясное и подробное ТЗ.
Зачастую это скорее список пожеланий или "хотелок".
В таких случаях мы предлагаем дополнительную услугу разработку ТЗ, в которую входит:
- Агрегация требований бизнеса;
- Подробное расписывание технического задание с понятной структурой за 2 недели;
- Предоставление ТЗ в виде документа и структуру проекта mindmap.
Это становится надежным основанием, которое помогает вам и вашей команде четко ориентироваться и двигаться в нужном направлении, независимо от того, решите ли вы сотрудничать с нами.
Почасовая разработка
Если речь идет о новой идее или продукте, то возможен другой подход. Мы часто рекомендуем начать с создания MVP (минимально жизнеспособного продукта). Это стратегия, позволяющая быстро и с минимальными затратами проверить вашу гипотезу на реальной аудитории.
Для таких задач мы предлагаем гибкую почасовую разработку.
Вы выбираете необходимое количество часов (например, 100, 200, 400 и т. д.), и наша команда приступает к работе.
Такой формат идеально подходит для быстрого запуска проекта и оценки его востребованности.
В обоих случаях, будь то проектное сотрудничество или почасовая разработка, ключевыми факторами остаются четкая коммуникация и понимание ваших целей. Наша цель – помочь вашему бизнесу расти и развиваться, предоставляя оптимальные решения для воплощения ваших идей в реальность.
Процесс автоматизации
Поскольку каждое дело уникально, подход к автоматизации должен быть индивидуальным в каждом случае.
1) Определение целей и анализ текущих процессов
Самым важным шагом является определение процессов, которые наиболее трудоемки и требуют усовершенствования.
Проведите анализ: где именно вы тратите больше всего времени и ресурсов? Эти области станут вашими приоритетами для автоматизации.
2) Поиск решений
Исследуйте рынок и ищите подходящие инструменты и решения для автоматизации задач. Рассмотрите возможность интеграции готовых решений или разработку собственного ПО, если необходимо.
3) Внедрение
Выберите приоритетные области для автоматизации и начните внедрение выбранных решений. Обеспечьте подготовку и обучение вашей команды для работы с новыми инструментами.
4) Мониторинг и корректировка
Установите систему мониторинга для отслеживания эффективности автоматизированных процессов. Регулярно анализируйте данные и вносите коррективы, чтобы улучшить производительность и результаты.
Процесс создания MVP
Создание MVP – это способ понять потребности рынка без создания полноценного продукта.
1) Определение целей и ключевых функций
Начните с определения основной ценности вашего будущего продукта.
Что именно вы хотите предложить потребителям?
Какие ключевые функции должны быть включены?
Какую ценность вы даете своим продуктом?
2) Создание прототипа
Разработайте упрощенную версию продукта, фокусируясь на ключевых функциях
Например, при создании онлайн-сервиса заказа еды, уберите все лишнее и сосредоточьтесь на сути идеи. Это позволит избежать ненужных затрат.
3) Тестирование
Проведите тестирование прототипа с реальными пользователями или целевой аудиторией. Соберите обратную связь и данные о том, как пользователи взаимодействуют с продуктом.
4) Улучшение MVP
Основываясь на отзывах и данных из тестирования, внесите необходимые улучшения и коррективы в MVP.
5) Масштабирование
Если MVP успешно прошел тестирование и привлек интерес целевой аудитории, рассмотрите возможности масштабирования продукта, добавив новые функции и расширив его функциональность в соответствии с потребностями рынка.
Заключение
Автоматизация – это инвестиция в будущее вашего бизнеса. Следуя плану действий, вы можете успешно начать автоматизацию и улучшить эффективность вашей компании. Как показывает наш пример, правильно спланированная и реализованная автоматизация или же MVP-продукт, может значительно улучшить работу бизнеса и повысить его конкурентоспособность.
Share
