20+ методов и инструментов для прогнозирования успеха проекта на старте
Успешное завершение проекта — это сложный и многогранный процесс, требующий тщательной подготовки и стратегического планирования. Один из наиболее важных этапов — начальный, когда формулируются основные цели, определяются задачи и планируются ресурсы.
И прогнозирование успеха проекта на старте является критически важным процессом, который помогает оценить риски, снизить неопределенность и повысить вероятность успешного завершения. В статье Максим Беляков, директор sailet.kz, рассмотрит различные методы и инструменты, которые могут в этом помочь.
Дисклеймер:
В предыдущей статье мы разбирали "7 действенных шагов подготовки к автоматизации". Давайте представим, что они пройдены, и мы точно знаем, что персональная автоматизация нужна бизнесу.
Итак, что входит в эти методы и инструменты:
1. Агрегация требований
Цели агрегации требований:
- Определить цели и задачи будущего проекта;
- Вывести конкурентные преимущества и ожидания пользователей;
- Определить точный бюджет и сроки;
- Сформировать структуру, приоритеты и видение.
Цели и задачи часто путают, но это две разные сущности. Цель — более верхнеуровневая, отвечает на вопрос: "Какой эффект ожидается после успешной реализации?". Например: цель проекта — ускорить время обработки запроса клиента и запуск в производство.
Задача — более конкретная сущность. Для постановки задач есть много методологий. Мы используем SMART. Т.е. задача обязательно должна быть: конкретная, достижимая, измеримая, значимая (реалистичная), ограниченная по времени. Например: до конца месяца сократить время обработки запроса клиента на 20% за счет внедрения системы принятия заявок и обучения 50% операторов.
Существуют расширенные версии методологии SMART, которые дополняют больше параметров задачи.
Например:
- SMARTER;
- SMARTTA;
- SMARRT;
- и другие.
Каждый выбирает под собственные нужны.
Пример одного из реализованных проектов:
Цель проекта:
Сократить издержки на обслуживание и ведение клиентов компании путем создания автоматизированной веб-системы.
Задачи проекта:
- Ускорить процесс добавления новой компании на 90%;
- Исключить оператора из процесса добавления компании;
- Сократить время обработки заявки на 20%;
- Исключить оператора из процесса генерации отчетности;
- Добавить рекуррентную оплату с компаниями.
2. Конкурентные преимущества и ожидания пользователей
Если вы дошли до этапа автоматизации, у вас уже есть конкурентное преимущество.
Существует несколько видов конкурентного преимущества:
- Технологическое;
- Ресурсное;
- Рыночное;
- Инновационное;
- Культурное;
- Управленческое.
У вас может быть одно явное преимущество, а может быть везде понемногу.
Чтобы понять, что действительно важно, нужно использовать две ключевые техники:
- Глубинный опрос текущих клиентов;
- Конкурентный анализ.
Я не буду расписывать про технологии, потому что это в основном функция маркетинга. Перечислю основные списком:
- SWOT анализ;
- Анализ по Портеру;
- PEST;
- CustDev;
- От 4P до 7P.
Раньше, у нас это выглядело так. Где "красный" — прямой конкурент, "желтый" — прямой конкурент с доп. услугами, "зеленый" — не наш сегмент, "синий" — потенциальный партнер.
3. Определить бюджет и срок
На рынке разработки отсутствует понятие средней цены. Один и тот же проект может иметь вилку с разбегом в 10х, как по стоимости, так и по сроку реализации.
Дело тут вовсе не в жадности владельца. Внутри заложено достаточно много процессов, которые иногда не оцениваются. Тестовая среда, ведение, тестирование проекта, профессионализм команды, нагруженность,обучение и много чего еще. Даже использование платной/бесплатной/собственной графики с авторскими или без правами.
Чаще всего, бизнес опрашивает несколько студий и делает конкурентный лист с ориентировочной вилкой и ключевыми преимуществами.
Но, вам важно понять только два параметра:
- Выполнит ли конкретная компания проект;
- Окупятся ли вложения.
По первому пункту необходимо смотреть на следующие параметры:
- Отзывы;
- Построение процесса работы;
- Релевантный опыт;
- Подход к работе на начальных этапах;
- Обещания — результат;
- Рейтинги, портфолио, репутация.
Со вторым — все сложнее. Считаем следующие данные:
ROI = инвестиции/ожидаемый результат в деньгам * 100%.
Часто ROI считают только по прямым затратам, забывая про косвенные. Например, затраты на обучение сотрудников обновленному процессу, внедрению системы, возможный отсев пользователей и т.д.
Для оценки прогнозируемых сроков и стоимости можно использовать следующие методы:
- Колокол Гаусса;
- Распределение Пуассона;
- Сверху-вниз/снизу-вверх;
- Метод теории игр;
- Метод освоенного объема.
Но чаще всего для бизнеса это rocket science, поэтому находятся релевантные команды и проект стартует. Либо используются гибкие методологии ведения проекта. Об этом я расскажу в следующем файле.
4. Составляем техническое задание
В зависимости от планируемого формата ведения проекта, необходим разный формат технического задания. В классической водопадной модели, техническое задание является основным документом.
ТЗ должно включать в себя:
1. Цели и задачи;
2. Описание дизайна и прототип;
3. Структура проекта;
4. Роли;
5. Описание функциональных блоков;
6. Описание специальных требований;
7. Требования к безопасности;
8. Стоимость и срок реализации;
9. Критерии приемки работ;
10. Описание процесса.
Половина из этих пунктов недостаточно или избыточно детализированы. Вторая половина трактуется двояко.
Мы рекомендуем описывать основные вехи проекта и декомпозировать задачи по спринтам. Но даже первичное техническое задание полезно для всех сторон, так как формирует понимание результата у всех сторон.
Список инструментов, которые могут помочь:
1. Miro;
2. Microsoft Project;
3. Figma;
4. MakeMyPersona;
5. LucidChart;
6. Camunda;
7. Aiava;
8. GanttPro;
9. Trello;
10. Asana;
11. GoogleDocs;
12. и множество аналогов.
Пример описания процессов для автоматизации.
Пример mindmap одного из модулей для демонстрации структуры.
5. Заключение
Выше мы описали ключевые этапы, которые позволят вам сформировать ясный и понятный результат от запуска автоматизации.
Все это нужно/можно делегировать. Но, надеюсь, что я справился с задачей, и вы теперь четко знаете процесс прогнозирования результата.
В следующем материале я расскажу про гибкие методологии управления проектами, а также как и какие используем мы для их ведения.
Пікірлер 0
Кіру пікір қалдыру үшін